Phần mềm quản lý cho khách sạn 5 sao
Ngành du lịch của Việt Nam ngày một phát triển, kéo theo đó, lĩnh vực kinh doanh khách sạn đang phát triển mạnh mẽ với hệ thống các khách sạn không chỉ dừng lại ở các thành phố lớn mà còn mở rộng ra các địa phương nhỏ hơn. Tuy nhiên, bản phân ngành khách sạn có phương thức hoạt động kinh doanh hết sức phức tạp. Đặc biệt là với những khách sạn 5 sao lớn với nhiều dịch vụ đi kèm. Do đó mà vai trò của các phần mềm quản lý cho khách sạn 5 sao là rất quan trọng.
1. Mô tả quy trình quản lý khách sạn
Trước tiên, để làm rõ sự phức tạp trong quy trình quản lý khách sạn, ACMan xin được mô tả tóm tắt như sau:
- Bước 1: Thông qua làm việc trực tiếp hoặc qua các kênh liên lạc như điện thoại, email, website, facebook… bộ phận Kinh doanh sẽ nhận được thông báo khi khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ đặt phòng, đặt dịch vụ tại khách sạn. Tại đây, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng phòng, tình trạng sử dụng dịch vụ để ghi nhận/từ chối yêu cầu từ khách hàng. Nếu yêu cầu được ghi nhận quy trình sẽ chuyển qua bước 2.
- Bước 2: Bộ phận Kinh doanh sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng sẽ chuyển các đặt phòng, dịch vụ qua bộ phận lễ tân. Tại đây bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ của khách hàng lên phần mềm quản lý cho khách sạn 5 sao.
- Bước 3: Trong thời gian khách ở lại lưu trú, sẽ phát sinh thêm nhiều nhu cầu dịch vụ khác tại nhà hàng, spa, minibar, buồng phòng,.. Lễ tân sẽ có trách nhiệm cập nhật tổng hợp các chi phí phát sinh liên tục, rõ ràng và chính xác để thuận tiện cho việc thanh toán của khách hàng trực tiếp tại nơi sử dụng hay cả khi chuyển hóa đơn về phòng.
- Bước 4: Kiểm toán đêm cuối ngày, công việc này thuộc bộ phận Tài chính – Kế toán và thường được thực hiện vào ban đêm với nhiệm vụ chính là thực hiện rà soát lại tất cả các giao dịch và doanh thu của khách sạn trong ngày.
- Bước 5: Sau khi thực hiện công việc kiểm toán đêm cuối ngày, nếu có sai sót về chi phí, bộ phận Tài chính. Kế toán sẽ thông báo tới bộ phận thu ngân để điều chỉnh.
- Bước 6: Sau khi thực hiện việc theo dõi cập nhật chính xác và đầy đủ các dịch vụ sử dụng của Khách hàng trong thời gian lưu trú tại khách sạn, Bộ phận thu ngân tiến hành thực hiện công việc thanh toán nhanh chóng.
- Bước 7: Thực hiện thanh toán xong với khách hàng, thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán.
- Bước 8: Các bộ phận khác như Spa, nhà hàng, buồng phòng, sự kiện có nhiệm vụ cung cấp chứng từ liên quan đến bộ phận Kế toán.
- Bước 9: Các bộ phận “Dịch vụ” và “Văn phòng” tổng hợp mọi chi phí, chứng từ phát sinh liên quan và gửi về bộ phận kế toán. Tại đây bộ phận kế toán có nhiệm vụ tổng hợp, ghi chép, theo dõi, lưu trữ mọi chứng từ liên quan từ các phòng ban gửi đến và hoàn thành tốt các nghiệp vụ liên quan đến công việc phòng ban mình.
- Bước 10: Sau khi hoàn thành việc sử dụng dịch vụ, bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành lưu trữ, theo dõi và lập kế hoạch chăm sóc, thăm hỏi đánh giá, thái độ của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
Đây là một mô tả ngắn gọn quy trình quản lý khách sạn khép kín thường được áp dụng với các khách sạn từ 3 sao trở lên. Để quy trình này diễn ra được thuận tiện, trôi chảy đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ và chính xác giữa tất cả các phòng ban, các bộ phận và dĩ nhiên là dưới dự kiểm soát chặt chẽ của người quản lý. Với mục đích tối cao là đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất khi ở khách sạn.
Nhìn vào quy trình trên, các bạn có thể thấy việc quản lý khách sạn không chỉ đơn thuần là quản lý tình trạng phòng, tạo điều kiện cư trú cho du khách mà đó còn là một loạt các nghiệp vụ bao gồm: quản lý bán hàng, dịch vụ, nhà hàng, quản lý kho, quản trị nhân sự,… và quan trọng nhất là nghiệp vụ quản lý tài chính – kế toán. Tất cả các nghiệp vụ này cần phải có sự thống nhất một cách chặt chẽ, chính xác và nhanh chóng.
Do đó, việc áp dụng phần mềm vào quản lý là việc làm quan trọng và cần thiết nhằm tối ưu hóa công việc mà vẫn mang đến hiệu quả cao. Tuy nhiên, với những yêu cầu khắt khe như vậy, những phần mềm thông thường hay phần mềm quản lý miễn phí sẽ rất khó để đáp ứng được đầy đủ mà quý khách hàng nên tìm đến những phần mềm quản lý cho khách sạn 5 sao chuyên nghiệp như ACMan Hotel.
2. Những ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý cho khách sạn 5 sao ACMan Hotel
Là một số ít đơn vị có thể cung cấp một giải pháp tổng thể, ACMan Hotel chính là phần mềm quản lý khách sạn 5 sao chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm được xây dựng nhằm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ diễn ra trong khách sạn từ đặt phòng, lễ tân, buồng phòng,… cho đến các bộ phận dịch vụ như: bar, nhà hàng, làm đẹp, thể thao,… hay cả những bộ phận hành chính, như: kế toán, kinh doanh, chăm sóc khách hàng,… Bên cạnh đó, ACMan Hotel còn giúp nhà quản lý của khách sạn có thể dễ dàng kiểm soát và quản lý toàn bộ các hoạt động thu – chi, lợi nhuận trong từng thời điểm cụ thể nhờ vào hệ thống báo cáo chi tiết với nhiều tùy chọn khác nhau.
Trong trường hợp khách sạn muốn thực hiện nghiệp vụ quản lý chuyên sâu cho từng bộ phận thì ACMan cũng luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp hữu ích cho quý khách hàng. Cụ thể, quý khách hàng có thể sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng ACMan Bar cho dịch vụ nhà hàng, phục vụ đồ ăn, quán cafe. Sử dụng phần mềm ACMan Shop cho dịch vụ bán hàng, quà lưu niệm,… Sử dụng phần mềm kế toán ACMan cho các nghiệp vụ chuyên sâu liên quan đến tài chính kế toán. Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice để xuất hóa đơn cho các khách hàng ở xa, khách hàng doanh nghiệp,…
Điểm vượt trội của ACMan chính là tất cả các phần mềm này đều có thể được tích hợp với nhau nhằm tạo ra một hệ sinh thái khép kín và là một giải pháp tổng thể chuyên nghiệp. Dữ liệu từ các phần mềm của ACMan từ các bộ phận khác nhau đều có thể dễ dàng trích xuất và lưu trữ bất cứ lúc nào. Quý khách hàng không cần phải tốn công nhập liệu lại hay phải lo lắng có sai sót trong quá trình đọc dữ liệu.
Ngoài những ưu điểm vượt trội trên, ACMan Hotel còn mang tới cho quý khách hàng một số lợi ích như:
- Tiết kiệm thời gian, nhân công: Với phần mềm quản lý cho khách sạn 5 sao ACMan Hotel, mọi nghiệp vụ đều đã được tự động hóa tối đa, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Hiện tại, không chỉ khách sạn, nhà hàng hạng sang mà khách sạn vừa và nhỏ cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý này để vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm.
- Hệ thống phân quyền chi tiết: Hệ thống phân quyền cho phép người quản lý phân chia nhiệm vụ và quyền hạn cho từng nhân sự một cách rõ ràng và cụ thể. Hệ thống cũng hỗ trợ chia thời gian làm việc theo từng ca làm. Sau mỗi ca, nhân viên đóng sổ nhật ký và chuyển cho người tiếp theo. Mọi nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm đều được lưu trữ trong lịch sử thao tác của ACMan Hotel, quý khách hàng có thể kiểm tra lại bất cứ lúc nào nếu có vấn đề phát sinh. Đây là một công cụ khá hữu ích trong việc quản lý nhân viên nhưng cũng đồng thời là cơ sở để khen thưởng cho các nhân viên có thành tích tốt.
- Có thể điều khiển từ xa: Với công nghệ lưu trữ dữ liệu trực tuyến Data Online của ACMan, quý khách hàng có thể truy cập và điều khiển hoạt động từ xa, nắm được tình hình kinh doanh của nhà hàng, khách sạn và kịp thời giải quyết vấn đề phát sinh.
- Giao diện dễ sử dụng: phần mềm quản lý cho khách sạn 5 sao ACMan Hotel được thiết kế với giao diện vô cùng trực quan, thân thiện, dễ dàng sử dụng để bạn có thể thao tác nhanh chóng và làm chủ phần mềm. ACMan Hotel thích hợp cho mọi đối tượng người dùng, ngay cả với những người không giỏi về tin học.
Để có thể được tư vấn đầy đủ và miễn phí về phần mềm quản lý cho khách sạn 5 sao ACMan Hotel, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với Phòng Kinh Doanh của chúng tôi để được giải đáp.
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
