Các tiêu chí lựa chọn một phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất
Giữa hàng trăm phần mềm kế toán xuất hiện trên thị trường, các doanh nghiệp không khỏi băn khoăn và đau đầu vì không biết lựa chọn phần mềm kế toán như thế nào là phù hợp với doanh nghiệp mình. Giữa hàng trăm các tiêu chí để chọn lựa khác nhau thì phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất chính là tiêu chí thiết thực và hiệu quả nhất dành cho các doanh nghiệp.
Đây là yếu tố thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềm, nhưng đó là một trong những yếu tố quan trọng nhất để phần mềm kế toán phát huy tối đa hiệu quả. Cho dù phần mềm kế toán có nhiều chức năng thiết thực hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hoặc quá khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua.
Thực tế trên thị trường phần mềm kế toán hiện nay có rất nhiều loại phần mềm kế toán, từ trong nước tới nước ngoài. Mỗi một loại phần mềm kế toán lại có thế mạnh riêng, những đặc điểm riêng, ưu điểm, nhược điểm tùy thuộc từng ngành nghề, từng đối tượng sử dụng và mục đích sử dụng. Vậy, thế nào là một phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất? Hãy cùng ACMan, tìm hiểu vấn đề này trong bài viết dưới đây.
1. Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ thao tác hay không?
Thiết kế phần mềm đóng vai trò khá quan trọng với phần mềm, đặc biệt là với người mới bắt đầu sử dụng. Một giao diện rắc rối, khó nhìn rất dễ khiến người sử dụng bị rối trí. Người sử dụng sẽ không biết bắt đầu từ đâu hoặc tiếp tục như thế nào. Theo đó, một phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất phải hướng tới sự tiện dụng, đơn giản nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các tính năng tiện ích.
Thao tác trên phần mềm là yếu tố thứ hai quyết định độ khó của phần mềm. Các nghiệp vụ kế toán trên phần mềm cần phải được thực hiện một cách trơn tru không quá lòng vòng hay nhiều thao tác. Với các phần mềm kế toán chia thành nhiều phân hệ thì phương thức nhập liệu cũng phải thống nhất, không nên có sự khác biệt giữa các phân hệ. Điều này sẽ giúp các kế toán có thể xử lý số liệu nhanh chóng và chính xác hơn mà không phải tốn thời gian làm quen giữa các phân hệ khác nhau. Đặc biệt là với các kế toán làm dịch vụ.
Cửa số làm việc cũng chỉ nên sử dụng một cửa sổ duy nhất chứ không nên thao tác trên nhiều cửa sổ khác nhau. Điều này sẽ dễ gây rối và nhầm lẫn khi làm việc. Các bút toán kèm theo nên có các chức năng xử lý tự động hoặc lưu ý hướng dẫn để người sử dụng thực hiện. Các thao tác nên có các phím tắt để người sử dụng có thể thao tác dễ dàng hơn.
2/ Thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng?
Điều tạo nên sự khác biệt giữa phần mềm kế toán và phương pháp kế toán truyền thống bằng chép tay chính là hệ thống quản lý, tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm kế toán cho phép người sử dụng quản lý và sắp xếp khối lượng dữ liệu khổng lồ một cách khoa học và minh bạch, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được không gian lưu trữ và bảo quản các tài liệu trong thời gian lâu dài. Tuy nhiên, điều đó sẽ chẳng còn nghĩa lý gì nếu việc tìm kiếm, truy xuất dữ liệu gặp phải khó khăn.
Theo đó, một phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất cũng phải có tính năng tìm kiếm dễ dàng nhất. Việc tìm kiếm các hồ sơ, văn bản có thể áp dụng bằng nhiều cách thức khác nhau.
Tức là người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ nội dung nào mà không cần phải nhớ chính xác nội dung đó thuộc văn bản nào, hay phải tuân theo một chuẩn nhất định nào đó. Người dùng có thể tìm theo ngày, tên dữ liệu, tên công ty, loại hóa đơn,… hoặc bất kỳ thông tin nào mà họ còn nhớ về thông tin cần tìm.
Sau khi tìm kiếm thông tin thì việc truy xuất và xem in báo cáo cũng cần phải được thực hiện nhanh gọn. Tính năng này nên được để trên màn hình làm việc hoặc những nơi dễ nhìn thấy. Tuy nhiên hiện nay, không phải phần mềm kế toán nào cũng tích hợp tính năng xuất báo cáo. Nếu có thì cũng chỉ là các số liệu cơ bản như Kế toán vốn bằng tiền, Mua hàng, Bán hàng, Hàng tồn kho, Kế toán tổng hợp và Tài sản cố định,…
Trong khi nhu cầu của doanh nghiệp hiện nay lại còn cần thêm những phân tích đa chiều và nhiều chỉ tiêu khác nhau. Rõ ràng là việc phân tích số liệu càng sâu bao nhiều thì càng giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác bấy nhiêu.
Nếu quý khách hàng đang cần tìm kiếm một phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất có kèm theo tính năng xử lý số liệu chuyên sâu thì có thể tham khảo phần mềm kế toán ACMan của chúng tôi. Phần mềm không chỉ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản từ quản lý hóa đơn đến báo cáo thuế và còn cung cấp nhiều tính năng giúp ích hơn cho công tác quản trị như đáp ứng hạch toán theo đặc thù của sản phẩm hay hoạt động kinh doanh của công ty, quản lý nhân sự – tiền lương, quản lý chiết khấu hoặc khuyến mãi,…
3/ Với các bộ phận không cần biết nghiệp vụ kế toán có thể sử dụng được chương trình không?
Trong doanh nghiệp, có rất nhiều bộ phận có nhu cầu tiếp cận với số liệu kế toán. Với các nhà quản lý thì họ cần tiếp cận với các số liệu liên quan đến báo cáo, tệp khách hàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả,… Với bộ phận kho thì đó là các số liệu liên quan đến tồn kho, xuất – nhập hàng hóa hằng ngày.
Bỏ qua các nghiệp vụ chuyên môn như phân loại và định khoản mua hàng, hạch toán hàng hóa,… thì liệu các bộ phận không cần biết nghiệp vụ kế toán có thể sử dụng được chương trình hay không? Nếu họ có thể sử dụng được phần mềm thì điều này sẽ giúp tăng thêm sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau, đồng thời giảm thiểu được khối lượng công việc đáng kể cho bộ phận kế toán.
Một ví dụ điển hình cho việc khó tiếp cận các số liệu đó là khi doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý đơn giản như Excel. Để lọc được ra các số liệu như công nợ, tồn kho, khách hàng lớn, khách hàng Vip,… thì kế toán sẽ phải ứng dụng các hàm tìm kiếm vô cùng phức tạp, hơn nữa lại dễ xảy ra hiện tượng bỏ sót số liệu hay nhầm lẫn.
Được đánh giá là phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất hiện nay, ACMan đang ngày càng chiếm được lòng tin của các doanh nghiệp trên cả nước. Chỉ trong khoảng thời gian rất ngắn từ 30 phút đến 1 tiếng, quý khách hàng đã có thể hoàn toàn nắm bắt và làm chủ được phần mềm. Bên cạnh đó, bộ tài liệu hướng dẫn bao gồm cả hai dạng là Video và Ebook đều được đính kèm trên thanh công cụ. Quý khách hàng có thể tham khảo và xem lại bất cứ lúc nào, chỉ cần máy tính có kết nối Internet.
Như vậy, chúng tôi vừa giới thiệu cùng quý khách hàng những tiêu chí để đánh giá một phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất. Hi vọng có thể giúp quý khách hàng có thêm những sự lựa chọn cho doanh nghiệp của mình.
Nếu quý khách có nhu cầu dùng thử sản phẩm phần mềm kế toán ACMan hoặc cần tư vấn về các vẫn đề có liên quan, xin hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
Công ty Cổ phần Phát triển Công Nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
