Phần mềm kế toán cho công ty du lịch tốt nhất
Kế toán công ty du lịch sẽ có các nghiệp vụ khác biệt so với kế toán thương mại khác. Vì ngành du lịch sẽ có thêm các công việc như lên kế hoạch tour, danh sách khách hàng, ngân sách dự trù…Bởi vậy, các phần mềm kế toán cho công ty du lịch cũng phải mang tính năng riêng biệt. Hãy cùng ACMan tìm hiểu các công việc của kế toán và xem phần mềm ACMan có thể giúp gì cho doanh nghiệp du lịch nhé.
1. Những khó khăn thường gặp của kế toán công ty du lịch hiện nay
Một nhân viên kế toán công ty du lịch thường phải làm rất nhiều công việc: Xuất hóa đơn, theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung ứng, xử lý khiếu nại của khách, tính chi phí dự trù, chi phí Tour mới…
Các công việc tuy không quá phức tạp nhưng lại mất nhiều thời gian, dễ bị nhầm lẫn hay bỏ sót. Cụ thể, các kế toán thường xuyên gặp rủi ro:
- Đối chiếu nhầm, không đối chiếu được số Booking, mã vé máy bay, mã khách sạn, mã tour khách hàng
- Thanh toán chậm: Không đặt được dịch vụ, phải hủy Booking
- Xuất hóa đơn nhầm thông tin khách hàng, số tiền, xuất sai thời điểm
Chính bởi vậy, hiện nay nhiều doanh nghiệp du lịch đã chuyển sang sử dụng các phần mềm kế toán du lịch để tối ưu năng suất công việc và giảm sai sót không đáng có.
2. Phần mềm kế toán cho công ty du lịch cần đáp ứng những yêu cầu gì?
Phần mềm kế toán cho công ty du lịch cần đáp ứng được các nghiệp vụ đặc thù như: quản lý các gói tour du lịch, quản lý báo giá cho nhiều đối tượng, quản lý đặt, đổi hay hủy tour, quản lý tiền cọc và tiến độ thanh toán từng hợp đồng, quản lý doanh thu, chi phí, lãi/lỗ theo từng hợp đồng… Cụ thể
a. Thực hành công việc kế toán lữ hành
- Lên kế hoạch chi phí tour du lịch,
- Lập danh sách khách du lịch,
- Lập dự chi ngân sách, kiểm duyệt các khoản chi cho tour du lịch,
- Lưu trữ và tổng hợp được thông tin của các nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến Tour,
- Thực hiện quản lý và theo dõi tour du lịch.
b. Thực hành công tác kế toán
- Quản lý chi phí đầu vào của tour du lịch
- Phần mềm kế toán cho công ty du lịch cần có tính năng ghi nhận và theo dõi các khoản chi phí theo từng đối tượng Tour.
- Thu thập chi phí đầu vào của tour du lịch
- Ghi nhận và theo dõi các khoản chi phí theo từng đối tượng tour
- Quản lý công nợ khách hàng
- Cân đối chi phí thuế: Cân đối giữa chi phí hóa đơn và doanh thu bán ra
- Quyết toán toàn bộ tour du lịch khi kết thúc
c. Lập báo cáo tổng hợp
- Lập báo cáo chi phí tour du lịch
- Lập báo cáo kết quả/hiệu quả của tour du lịch
3. ACMan – Phần mềm kế toán cho công ty du lịch tốt nhất hiện nay
a. Quản lý danh sách hợp đồng, danh sách đơn hàng
ACMan giúp việc kiểm tra thông tin hợp đồng nhanh chóng trên hệ thống với từng đơn hàng: Số tiền cần thanh toán, số tiền đã trả, số tiền còn nợ,… Ngành du lịch cũng có rất nhiều loại hình kinh doanh khác nhau: Bán Tour, combo, vé máy bay, khách sạn, du thuyền,… Điều đó đòi hỏi kế toán viên phải tổ chức dữ liệu công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý và ACMan hoàn toàn có thể xử lý vấn đề này một cách dễ dàng. Kế toán có thể dễ dàng xuất – nhập dữ liệu, tìm kiếm, theo dõi mọi thông tin một cách chính xác, chi tiết nhất.
b. Quản lý công nợ phải thu và công nợ
Với nghiệp vụ du lịch, kế toán vừa phải quản lý công nợ trả cho nhà cung ứng, vừa phải quản lý công nợ trả cho khách hàng. Đặc điểm công nợ của ngành này là số lượng tiền luân chuyển thường rất lớn, nhất là với các doanh nghiệp có cung cấp các Tour du lịch nước ngoài. Số tiền mỗi một Tour có thể lên tới hàng tỷ đồng. Do đó, nếu không quản lý công nợ một cách chặt chẽ, cân đối dòng tiền một cách hợp lý thì doanh nghiệp sẽ khó có thể vận hành suôn sẻ được
Phần mềm kế toán cho công ty du lịch ACMan có tính năng đặt lịch hẹn phải thu, phải trả để nhắc lịch bộ phận kế toán thực hiện đúng giờ. Đặc biệt, hiện nay, phần mềm ACMan đã được tích hợp sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice, cho phép kế toán viên có thể nhanh chóng thực hiện các giao dịch ở xa mà không tốn công chờ đợi, không mất công nhập lại dữ liệu, lại tiết kiệm chi phí và an toàn.
c. Tạo báo cáo chi tiết, chuyên nghiệp
Phần mềm kế toán cho công ty du lịch ACMan hỗ trợ tạo báo cáo kinh doanh tự động. Quý khách hàng có thể dễ dàng xuất các báo cáo nội bộ với nhiều tùy chọn theo từng mục đích khác nhau như: báo cáo theo từng Tour cụ thể, báo cáo theo ngày, tháng, năm, báo cáo doanh thu của từng nhân viên cụ thể,…
Với tính năng này, kế toán không phải mất nhiều thời gian tính toán bằng tay vừa mất nhiều thời gian, vừa dễ nhầm lẫn nữa. Mọi việc đều được thực hiện với chỉ một thao tác cực kỳ đơn giản, số liệu được tổng hợp là các số liệu thực và mới nhất. Người quản lý có thể xem báo cáo thống kê chi tiết và đưa ra những quyết định kịp thời.
Trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau. Tuy nhiên, một phần mềm chuyên nghiệp cho doanh nghiệp lữ hành thì chưa nhiều. Bởi vậy, ACMan hiện nay đang là một trong số các phần mềm kế toán cho công ty du lịch được tin tưởng lựa chọn hiện nay.
Nếu quý khách hàng có nhu cầu cần tư vấn về giải pháp phần mềm kế toán hoặc cách thức tổ chức công tác kế toán cho doanh nghiệp lữ hành một cách chuyên nghiệp thì có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
