Ngành thương mại – phân phối là một trong những ngành khá đặc thù về nghiệp vụ hóa đơn. Mà nếu không quản lý tốt sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường cho doanh nghiệp. Hãy cũng ACMan chỉ ra những khó khăn và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất cho các công ty thương mại – phân phối.
1. Những đặc thù về hóa đơn trong công ty thương mại – phân phối
Do đặc thù của ngành, các doanh nghiệp thương mại – phân phối thường xuyên phải thực hành nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, vận chuyển … với số lượng lớn, rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã. Với các tổ chức có nhiều chi nhánh ở nhiều địa phương, số lượng công việc càng nhiều và khó khăn hơn gấp bội.
Đó là lý do mà các công ty trong lĩnh vực này thường cần sử dụng khối lượng hóa đơn khổng lồ. Mỗi ngày doanh nghiệp nhận về rồi lại bán ra liên tục cho nhiều đối tượng khác nhau. Nếu là mặt hàng đặc thù như thuốc, dược phẩm, hóa phẩm,… thì các chứng từ, hóa đơn của ngành luôn nằm trong một quy trình được quản lý rất nghiêm ngặt nhằm tránh để xảy ra bất kỳ sai sót nào.
Hơn thế nữa, quy trình phân phối còn phân tán, lộn xộn, chưa có quy trình chuẩn hóa đồng bộ nên khiến cho việc kiểm soát tình hình của nhân viên phụ trách diễn ra khá khó khăn và căng thẳng.
Để khắc phục tối đa những bất cập này, phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng được một số yêu cầu sau:
– Xuất và gửi đồng loạt số lượng lớn hóa đơn trong một thời gian ngắn
– Kết nối dữ liệu trên các phần mềm bán hàng, kế toán, quản trị vào hóa đơn điện tử
– Có thể truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử từ nhiều điểm khác nhau để cùng thực hiện nghiệp vụ ký số điện tử và phát hành hóa đơn.
– Có khả năng lưu trữ số lượng hóa đơn điện tử lớn và trong thời gian dài.
>>> Xem thêm:
Phần mềm kế toán hỗ trợ tự động quyết toán thuế cho doanh nghiệp thương mại
Hướng dẫn cách hạch toán chiết khấu thương mại
2. Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice đáp ứng mọi yêu cầu của công ty thương mại – phân phối
Thấu hiểu những khó khăn trong công tác sử dụng và quản lý hóa đơn của các công ty thương mại – phân phối, ACMan đã xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice với những tính năng ưu việt đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của khối ngành đặc thù này:
– Phát hành và gửi hóa đơn hàng loạt tới khách hàng: Tính năng này cho cho phép kế toán lấy danh sách hóa đơn đã lập để phát hành và gửi đến người mua trong thời gian được tính bằng giây. Điều này sẽ giúp kế toán tối ưu quy trình và tiết kiệm thời gian đáng kể.
– Phần mềm AC-Invoice với tính năng lưu trữ dữ liệu trực tuyến Data Online cho phép làm việc mọi lúc mọi nơi, dễ dàng truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử từ nhiều điểm khác nhau để cùng thực hiện nghiệp vụ ký số điện tử và phát hành hóa đơn.
– Tich hợp hóa đơn điện tử vào phân hệ của mọi phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị: Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice có khả năng tích hợp được với tất cả những phần mềm kế toán, quản trị, bán hàng trong hệ sinh thái phần mềm quản trị của ACMan. Qua đó mang tới cho doanh nghiệp một giải pháp quản lý toàn diện và khép kín.
– Sử dụng tốt cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: Để đáp ứng mô hình kinh doanh phân tán của hầu hết các doanh nghiệp lĩnh vực thương mại – phân phối, phần mềm hóa đơn điện tử cho phép truy cập và phát hành hóa đơn từ nhiều điểm khác nhau.
– Lưu trữ tiết kiệm, giảm thiểu rủi ro: Mọi hóa đơn sẽ được lưu trữ tự động trong thời gian dài trên cơ sở hạ tầng riêng của doanh nghiệp hoặc trên cơ sở hạ tầng chung của nhà cung cấp hóa đơn điện tử và cả hệ thống chung của Tổng cục Thuế. Độ an toàn cao, tính bảo mật đều được đảm bảo.
Với những tính năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của công ty thương mại – phân phối trên, AC-Invoice là lựa chọn hoàn hào cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp mọi bất cập của hóa đơn giấy.
Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của chúng tôi, quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ACMan
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
Website: acman.vn
