Những lỗi thường gặp khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Những lỗi thường gặp khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử

  Lập và gửi hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử (HDDT) tới Cơ quan thuế là thủ tục quan trọng để bắt đầu sử dụng hóa đơn. Các doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chí của Tổng Cục Thuế mới được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, để hoàn tất thủ tục này một cách nhanh chóng, thuận lợi nhất, ACMan sẽ tổng hợp một số lỗi thường gặp khi thông báo phát thành HDDT để các bạn kế toán có thể phòng tránh.

1/ Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?

   Trước ngày 01/11/2020, hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế sẽ được áp dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể gồm:

loi thuong gap khi thong bao phat hanh hoa don dien tu

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)

Doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên và gửi tới cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan Thuế một lần duy nhất. Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC, nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì sau 02 ngày làm việc, mặc định doanh nghiệp được phép xuất hoá đơn điện tử một cách hợp pháp.

2/ Những lỗi thường gặp khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử

  Trong quá trình lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử rất dễ phát sinh các lỗi do nhập liệu, thiếu thông tin hoặc do chưa nắm rõ các thủ tục kê khai.

a/ Thông tin trên thông báo phát hành

Các lỗi thường gặp là:

– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi không đúng với thông tin đã đăng ký thuế.

– Mẫu hóa đơn, số lượng hoá đơn, ký hiệu hóa đơn bị trùng với các số hoá đơn đã thông báo phát hành trước đó.

– Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn không phù hợp với thông tin trên mẫu hóa đơn được đính kèm.

– Ngày bắt đầu sử dụng không đúng quy định (ngày bắt đầu sử dụng phải sau 02 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành)

– Không có thông tin đơn vị cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử

– Thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử không khớp với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

b/ Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Các lỗi thường gặp khi quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

– Không đính kèm Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử với Thông báo phát hành khi gửi Cơ quan thuế

– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký hoặc đóng dấu của người nộp thuế.

– Nội dung trên Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

c/ Hóa đơn mẫu

– Không đính kèm hóa đơn điện tử mẫu khi gửi thông báo phát hành.

– Hoá đơn mẫu không đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định

– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị trên hoá đơn mẫu không khớp đúng với thông tin đã đăng ký thuế.

3/ Khắc phục lỗi thông báo phát hành hóa đơn điện tử

   Với các lỗi liên quan đến lập và nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử không chính xác sẽ bị Cơ quan thuế từ chối hồ sơ. Cách khắc phục duy nhất là nộp lại yêu cầu mới. Điều này không chỉ gây mất thời gian và tốn kém mà quan trọng hơn là làm gián đoạn việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những sai sót này là do các kế toán vẫn còn giữ thói quen sử dụng hóa đơn giấy nên không quen thao tác trên hóa đơn điện tử. Do đó, thay vì phải tự hoàn thiện và tự nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn hóa đơn điện tử AC-Invoice của ACMan để đơn giản hóa thủ tục này.
Quý Khách hàng cần tư vấn hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử miễn phí phần mềm AC-Invoice có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi hoặc gửi Email để được phản hồi nhanh chóng và chính xác nhất:

Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan

Website: acman.vn
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn

Bình luận

Xem thêm

Contact Me on Zalo