Mất hóa đơn và những điều doanh nghiệp cần biết trong mùa quyết toán
Mùa báo cáo tài chính năm đang đến gần và các kế toán viên đang vô cùng bận rộn trong việc thống kê số liệu. Trong các nghiệp vụ của BCTC thì lỗi thất lạc, cháy hỏng hóa đơn là lỗi thường xảy ra nhất. Vậy khi mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn thì kế toán cần phải xử lý ra sao? Các mức phạt khi mất, cháy, hỏng hóa đơn doanh nghiệp phải chịu như thế nào? Tất cả sẽ được ACMan giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.
1. Cách xử lý khi mất hóa đơn
a/ Xử lý mất hóa đơn đầu ra
Đối với trường hợp phát hiện mất hóa đơn đầu ra thì bạn cần xử lý như sau:
- Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn số BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hóa đơn hay cháy, hỏng hóa đơn.
Hoặc khi có vấn đề cháy, hỏng, mất hóa đơn xảy ra, bạn cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kế toán), chọn “Hóa đơn” để báo mất hóa đơn theo mẫu báo cáo BC21/AC.
b/ Xử lý mất hóa đơn đầu vào liên 2
Đối với những trường hợp phát hiện mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì bạn cần xử lý như sau:
- Bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn đầu vào liên 2.
- Trong biên bản cần ghi rõ thông tin liên 1 của người bán: Thời điểm nộp thuế, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, có đóng dấu trên bản sao hóa đơn để mang giao cho người mua.
- Người mua có quyền sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản để làm các chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Bên thứ 3 được hiểu là bên vận chuyển hàng hóa và hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần xác định bên thứ 3 là do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và chịu xử phạt.
2/ Quy định xử phạt khi mất hóa đơn
a/ Xử phạt mất hóa đơn đầu ra
Khi xảy ra vi phạm cháy, hỏng, mất hóa đơn đầu ra thì sẽ bị xử phạt từ 4-8 triệu đồng. Điều này đã được quy định trong Khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP của Chính phủ.
Cụ thể, mức phạt này sẽ áp dụng với trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận, hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ (ngoại trừ hóa đơn mất, hỏng do thiên tai bất ngờ).
Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua đã lập biên bản ghi nhận sự việc và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt hoặc có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, vẫn trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
Lưu ý: Trong trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa chính thức ban hành quyết định xử phạt thì bên bán sẽ không bị phạt tiền.
b/ Xử phạt mất hóa đơn đầu vào liên 2
Cũng theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính phủ quy định trường hợp cháy, hỏng, mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì sẽ bị xử phạt từ 4-8 triệu đồng.
Cụ thể, tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính Phủ quy định phạt tiền từ 4-8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để kê khai thuế, hạch toán kế toán và thanh toán vốn ngân sách. Xử phạt này sẽ ngoại trừ trường hóa đơn đầu vào liên 2 bị mất, cháy, hỏng do thiên tai bất ngờ, bất khả kháng.
Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc, nếu có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt còn nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đầu vào liên 2 đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
Xử phạt mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Thông thường, bên thuê bên thứ 3 sẽ là bên phải chịu trách nhiệm và nhận xử phạt khi có vấn đề mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn liên 2 xảy ra. Mức xử phạt cũng giống như khi xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn liên 2, từ 4-8 triệu đồng.
3/ Giảm thiểu lỗi mất, hỏng hóa đơn với phần mềm hóa đơn điện tử ACMan
Vừa qua, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử có hiệu lực thi hành ngày 14/11/2019. Trong đó quy định cụ thể là từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, tất cả các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế, tổ chức khác phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Như vậy, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các lỗi liên quan đến mất, cháy hỏng hóa đơn mà đó còn là xu hướng chung của xã hội và là quy định bắt buộc của pháp luật. Dù đến ngày 01/11/2020 mới là hạn cuối để chuyển đổi nhưng chúng tôi khuyên quý khách hàng nên thực hiện chuyển đổi sớm để có thể làm quen dần với phương pháp phát hành hóa đơn mới này. Tránh để nước đến chân mới nhảy.
Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu được cơ quan thuế khuyến khích sử dụng, ACMan đã và đang đồng hành cùng cơ quan thuế trong việc đẩy mạnh triển khai HDDT cho mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh.
Để được tư vấn chi tiết và nhận được thông tin về những ưu đãi mới nhất của ACMan, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp:
CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN
- Website: acman.vn
- Hotline: 0966 04 34 34
- Điện thoại: 1900 63 66 85
- Email: sales@acman.vn
