Đối với các doanh nghiệp hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết, đặc biệt là với các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là một yếu tố quan trọng. Trong bài viết này của ACMan, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách thức và quy trình tra cứu và xác minh hóa đơn điện tử.
1. Khái niệm hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ là một hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Cụ thể, một HDDT hợp lệ cần phải tuân theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bao gồm các thông tin sau:
– Tên, ký hiệu, mẫu số và số hóa đơn
– Thông tin về người bán và người mua, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế
– Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa bao gồm thuế, thuế suất, tổng tiền thuế, và tổng tiền thanh toán hàng hóa, dịch vụ đã bao gồm thuế.
– Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của người bán và người mua
– Thời điểm lập hóa đơn
– Mã cơ quan thuế
– Các khoản phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mãi (nếu có).
Hóa đơn điện tử chỉ được coi là hợp pháp khi doanh nghiệp đã thực hiện các thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất hóa đơn, và tuân thủ đầy đủ các quy định về tạo lập hóa đơn theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
2. Kiểm tra hóa đơn điện tử ở đâu?
Hiện nay, doanh nghiệp và các bạn kế toán có thể kiểm tra tính hợp lệ của HDDT theo hướng dẫn của Thông tư 78/2021/TT-BTC bằng cách trực tuyến. Để thực hiện quá trình kiểm tra hóa đơn của mình, bạn có thể truy cập vào các trang web sau đây:
– Cổng thông tin về hóa đơn điện tử.
– Trang web chính thức về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
3. Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Để kiểm tra, các bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web hóa đơn điện tử của TCT tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin có đánh dấu *, bao gồm:
– Mã số thuế của người bán.
– Loại hóa đơn.
– Ký hiệu hóa đơn.
– Số hóa đơn.
Bước 3: Nhập chính xác mã captcha và nhấn “Tìm kiếm”.
Bước 4: Kiểm tra kết quả về hóa đơn tra cứu:
– Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ: Hệ thống sẽ hiện thông báo là “Đã cấp mã hóa đơn”.
– Nếu hóa đơn điện tử không hợp lệ: Hệ thống sẽ thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức hoặc cá nhân tìm kiếm”.
>>> Xem thêm:
Hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán theo Thông tư 88 cho hộ kinh doanh
Giải pháp xuất hóa đơn điện tử xăng dầu theo từng lần bán
4. Hướng dẫn tra cứu tại Cổng thông tin hóa đơn điện tử
Với cách kiểm tra này, các bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ cổng thông tin hóa đơn điện tử tại: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin được đánh dấu *, bao gồm:
– Mã số thuế của doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hoá dịch vụ.
– Mẫu số hóa đơn.
– Ký hiệu hóa đơn.
– Số hóa đơn.
Bước 3: Nhập chính xác mã xác thực và ấn “Tìm kiếm”.
Như vậy, ACMan vừa chia sẻ tới các bạn 2 cách tra cứu hóa đơn điện tử, kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Giảm thiểu tối đa những rủi ro liên quan tới hóa đơn điện tử, bên cạnh việc phải nắm chắc những thông tin quy định về hóa đơn thì các bạn cũng cần phải trang bị cho mình một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đến từ những nhà cung cấp uy tín.
Phần mềm hóa đơn điện tử ACMan đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị quyết 43/2022/QH15… Để được trải nghiệm thử miễn phí giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của chúng tôi, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
