Khi phát hành hóa đơn không tránh khỏi những sai sót dẫn đến hóa đơn điện tử bị cơ quan thuế từ chối cấp mã. Vậy đó là những trường hợp nào? Cách xử lý khi bị cơ quan thuế từ chối cấp mã hóa đơn ra sao? Trong bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn giải đáp câu hỏi trên.
1. Điều kiện hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã
Hóa đơn để được cơ quan thuế cấp mã cần đảm bảo tuân thủ theo các quy định tại điểm a, khoản 2, điều 17 nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Hóa đơn đầy đủ nội dung
– Hóa đơn đúng định dạng
– Hóa đơn đúng thông tin đăng ký;
– Không nằm trong trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Hệ thống của Tổng cục thuế sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
2. Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào?
Khi phát hành hóa đơn nếu gặp một số lỗi dưới đây sẽ bị cơ quan thuế từ chối cấp mã bao gồm:
– Số điện thoại dài quá 20 ký tự: Cá nhân, tổ chức kiểm tra lại số điện thoại đăng ký với cơ quan thuế đã đúng theo quy định hay chưa. Cần nhập chính xác số điện thoại và đúng định dạng.
– Email của người mua không chính xác: Cấu trúc của email sẽ có dạng abc@xyz.com. Một email sẽ phải bao gồm 2 phần là tên email và tên miền.
– Số tài khoản ngân hàng của người nhận dài quá 30 ký tự: Mỗi một tài khoản ngân hàng sẽ có số lượng số khác nhau. tuy nhiên số tài khoản ngân hàng đăng nhập trên hệ thống của cơ quan thuế không được dài quá 30 ký tự.
– Mã số thuế không đúng định dạng: MST là một dãy số gồm 10 hoặc 13 số do cơ quan có thẩm quyền cấp. Cấu trúc của mã số thuế theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC được quy định là N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 – N11N12N13. Trong đó:
- Hai chữ số đầu N1N2 là số phần khoảng của mã số thuế.
- Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.
- Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.
- Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.
- Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.
– Ngày xuất hóa đơn không đúng định dạng: Ngày xuất hóa đơn đầu tiên sẽ phải lớn hơn ngày được cơ quan thuế chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn
– Nhập thiếu thông tin thuế suất: Cá nhân, tổ chức cần kiểm tra lại xem đã điền đầy đủ thông tin thuế suất hay chưa
>>> Xem thêm:
Quản lý tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc mọi nơi với phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice
Hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán theo Thông tư 88 cho hộ kinh doanh
3. Cách xử lý khi hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã
Hóa đơn điện tử thuộc diện phải cấp mã của cơ quan thuế nhưng bị từ chối cấp mã được xem là hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, cơ quan thuế không quản lý hóa đơn chưa được cấp mã nên người nộp thuế không cần phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.
Đồng thời doanh nghiệp cần kiểm tra kĩ, xem xét lý do cơ quan thuế từ chối cấp mã, lập hóa đơn mới sửa lỗi và gửi cơ quan thuế cấp mã cho tới khi cơ quan thuế cấp mã.
Để tránh nhầm lẫn, dễ quản lý, doanh nghiệp có thể xóa bỏ hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Trên đây là một vài chia sẻ của ACMan về các trường hợp hóa đơn điện tử bị cơ quan thuế từ chối cấp mã. Các kế toán cần lưu ý để tránh mắc các lỗi tương tự trong quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, để giúp công việc theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, các bạn kế toán có thể ứng dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của chúng tôi.
AC-Invoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.
Để được trải nghiệm thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần ACMan
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
