Trong hoạt động kinh doanh, việc sử dụng hàng hóa để trả thay tiền thưởng cho người lao động là một trường hợp phổ biến ở nhiều doanh nghiệp, đặc biệt vào dịp cuối năm hoặc các ngày lễ, Tết. Tuy nhiên, một câu hỏi thường được đặt ra là: Công ty có cần xuất hóa đơn điện tử cho trường hợp này không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật.
1. Công ty có được thưởng cho nhân viên bằng hàng hóa, sản phẩm không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, quy định như sau:
“Thưởng
1. Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
2. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.”
Theo quy định trên, dựa trên kết quả lao động mà công ty xem xét thưởng cho nhân viên. Do vậy, thưởng là khoản không bắt buộc.
Công ty có thể tự do lựa chọn hình thức thưởng cho nhân viên: bằng tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác.
2. Công ty xuất hàng để trả thay thưởng cho người lao động thì có cần viết hóa đơn điện tử không?
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
“Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Như vậy, đối chiếu quy định trên thì công ty xuất hàng để trả thay lương cho người lao động thì vẫn phải lập hóa đơn.
>>> Xem thêm:
Tiền thưởng lễ, tết có được tính vào chi phí hợp lý không?
Hướng dẫn cách hạch toán tiền thưởng ngày nghỉ lễ, tết
3. Không được trả lương cho người lao động bằng hàng hóa, sản phẩm
Căn cứ Điều 94 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nguyên tắc trả lương như sau
“Nguyên tắc trả lương
1. Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.
2. Người sử dụng lao động không được hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương của người lao động; không được ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động hoặc của đơn vị khác mà người sử dụng lao động chỉ định.”
Như vậy, dù không quy định về việc trả lương bằng sản phẩm tuy nhiên, người sử dụng lao động buộc phải trả lương bằng tiền cho người lao động chứ không được trả lương bằng sản phẩm.
Tiền lương này có thể trả trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thông qua tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng.
Từ các quy định trên, mặc dù bắt buộc phải trả lương cho người lao động bằng tiền nhưng cho phép công ty được thưởng cho nhân viên bằng sản phẩm. Các bạn kế toán cần lưu ý điều này để tránh các rủi ro về pháp lý.
Trong trường hợp xuất hàng để trả thay thưởng cho người lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như AC-Invoice sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Đây chính là giải pháp tối ưu trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển.
Để được tư vấn chi tiết cũng như được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
