Hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro mất mát hóa đơn mà còn đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý thuế về tính minh bạch và chính xác. Tuy nhiên, việc nhập liệu hóa đơn điện tử vẫn đang là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc xử lý một khối lượng lớn dữ liệu trong thời gian ngắn. Hiểu được những khó khăn đó, phần mềm kế toán AC-Invoice đã cho ra mắt tính năng tải và import hóa đơn điện tử từ trang tra cứu hóa đơn của Tổng Cục Thuế.
1. Những khó khăn thường gặp trong công tác nhập liệu hóa đơn
Một trong những khó khăn chính trong việc nhập liệu hóa đơn điện tử là xử lý số lượng hóa đơn lớn. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hoạt động trong các ngành nghề như bán lẻ, logistics, hoặc sản xuất, số lượng hóa đơn phát sinh mỗi ngày có thể lên đến hàng ngàn. Việc nhập liệu thủ công từng hóa đơn không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót.
Ngoài ra, tính phức tạp của dữ liệu trên hóa đơn điện tử, bao gồm các thông tin như mã số thuế, số lượng hàng hóa, giá trị, thuế suất, và các chi tiết khác, đòi hỏi nhân viên nhập liệu phải có kỹ năng cao và sự chính xác tuyệt đối. Sai sót dù nhỏ nhất cũng có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng như chênh lệch số liệu kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, và thậm chí gây ra các vấn đề pháp lý với cơ quan thuế.
Hiện nay mặc dù có nhiều phần mềm hỗ trợ nhập liệu hóa đơn điện tử trên thị trường, nhưng không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Nhiều phần mềm còn thiếu tính năng cần thiết hoặc chưa được tối ưu hóa cho quy trình nhập liệu hóa đơn điện tử, dẫn đến việc doanh nghiệp phải làm thêm nhiều thao tác thủ công hoặc gặp khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống khác.
2. Tính năng mới của AC-Invoice: Tải và Import Hóa đơn điện tử
Những sai sót nhỏ trong quá trình nhập liệu có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, làm sai lệch số liệu và thậm chí là gây ra các vấn đề pháp lý. Nhận thấy nhu cầu cấp thiết từ phía doanh nghiệp, phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice ra đã phát triển tính năng tải và import hóa đơn điện tử trực tiếp từ trang tra cứu hóa đơn của Tổng Cục Thuế. Nhờ đó, thay vì phải nhập từng hóa đơn một cách thủ công, phần mềm cho phép doanh nghiệp tải lên và xử lý hàng loạt hóa đơn trong thời gian ngắn.
Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian, tính năng “Tải và Import Hóa Đơn” còn mang tới một loạt các lợi ích vượt trội dành cho kế toán như sau:
– Đảm Bảo Tính Chính Xác: Việc import hóa đơn trực tiếp từ trang tra cứu của Tổng Cục Thuế đảm bảo rằng các thông tin được tải về hoàn toàn chính xác và đầy đủ, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu.
– Tối Ưu Hóa Quản Lý Hóa Đơn: Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi các hóa đơn đã tải về, từ đó có thể lập báo cáo và đối chiếu dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
– Đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng, không gián đoạn: Với AC-Invoice, doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp và đồng bộ dữ liệu hóa đơn với các phần mềm trên hệ sinh thái ACMan bao gồm: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhà hàng, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý khách sạn, phần mềm quản lý tòa nhà,…
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn kê khai phụ lục giảm thuế GTGT trên HTKK 5.2.2 và trên phần mềm AC-Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice đáp ứng đầy đủ các quy định theo Nghị định 123, Thông tư 78
3. Hướng dẫn sử dụng tính năng Tải và Import Hóa Đơn Điện Tử
Để sử dụng tính năng tải và import hóa đơn điện tử trên AC-Invoice, người dùng cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm AC-Invoice bằng tài khoản đã được cấp.
Bước 2: Vào mục Kế toán -> Ấn vào ô “Tải và Import hóa đơn” trên thanh công cụ rồi điền các thông tin cần thiết là xong.
Việc AC-Invoice ra mắt tính năng tải và import hóa đơn điện tử từ trang tra cứu hóa đơn của Tổng Cục Thuế đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả hơn. Tính năng này không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn là một giải pháp tiên tiến giúp doanh nghiệp sẵn sàng đón đầu tương lai, khi mà công nghệ ngày càng chiếm vai trò chủ đạo trong mọi hoạt động kinh doanh.
Với AC-Invoice, các doanh nghiệp không chỉ đơn giản hóa quy trình quản lý mà còn tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
