Trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế, hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng và không thể thiếu. Đây không chỉ là giấy tờ để xác nhận giao dịch mua bán giữa người bán và người mua mà còn là cơ sở để tính thuế nhập khẩu và xác định giá trị hải quan. Vậy, hóa đơn thương mại là gì? Có loại các loại hóa đơn thương mại nào? Bài viết dưới đây của ACMan sẽ giúp các bạn giải đáp câu hỏi trên.
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một loại chứng từ được phát hành bởi người bán trong quá trình giao dịch thương mại, nhằm xác nhận số tiền mà người mua phải trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp.
Hóa đơn thương mại thường được sử dụng trong các giao dịch quốc tế, nơi nó đóng vai trò như một tài liệu cơ bản để thực hiện các thủ tục hải quan, tính thuế nhập khẩu, và là cơ sở pháp lý để xử lý các tranh chấp thương mại nếu có.
Hóa đơn thương mại thường được phát hành với một bản gốc và hai bản sao, nhưng số lượng bản chính có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định pháp luật của từng quốc gia.
2. Các hình thức hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại có một số loại cơ bản như sau:
2.1. Hóa đơn thương mại chiếu lệ
Hóa đơn thương mại chiếu lệ có hình thức tương tự như hóa đơn thông thường nhưng không được sử dụng để thanh toán. Loại hóa đơn này chủ yếu được xem như một bản chào giá, giúp khách hàng biết trước số tiền cần phải trả để mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Ngoài ra, hóa đơn chiếu lệ còn được sử dụng cho các mục đích khác như:
– Làm chứng từ khai hải quan, hoàn tất thủ tục nhập khẩu.
– Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại lệ hoặc xin giấy phép xuất khẩu.
– Chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một quốc gia để trưng bày tại triển lãm, hội chợ.
– Chứng từ gửi kèm với hàng hóa theo phương thức đại lý hoặc gửi bán ở nước ngoài.
2.2. Hóa đơn tạm thời
Hóa đơn tạm thời, còn gọi là hóa đơn tạm tính, được sử dụng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ thanh toán chính thức. Loại hóa đơn này thường được gửi trước hoặc cùng với lô hàng, mô tả các điều kiện bán hàng như giá cả, số lượng, khối lượng, và phẩm chất hàng hóa khi chờ thanh toán chính thức. Các trường hợp sử dụng hóa đơn tạm thời bao gồm:
– Khi hợp đồng không quy định thanh toán dựa vào lượng hàng hoặc sự biến đổi phẩm chất tại cảng đến.
– Khi lô hàng được giao làm nhiều lần.
– Khi giá trị hàng hóa được tính tại thời điểm sau khi giao hàng.
2.3. Hóa đơn chính thức
Hóa đơn chính thức là hóa đơn cuối cùng được gửi cho người mua sau khi giao dịch hoặc dự án đã hoàn thành, thông báo rằng công việc đã được hoàn tất. Hóa đơn chính thức còn là yêu cầu thanh toán, bao gồm danh sách chi tiết các sản phẩm và dịch vụ đã cung cấp, giá cả, phương thức thanh toán,…
2.4. Hóa đơn thương mại chi tiết
Hóa đơn thương mại chi tiết được sử dụng để mô tả kỹ lưỡng về hàng hóa. Trong hóa đơn này, các bên sẽ dựa vào thỏa thuận trong hợp đồng hoặc L/C để xác định giá cụ thể của từng mặt hàng.
2.5. Hóa đơn thương mại xác nhận
Hóa đơn thương mại xác nhận được sử dụng để xác nhận xuất xứ của nhiều hàng hóa, có chữ ký xác nhận của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Trong một số trường hợp, hóa đơn này có thể được sử dụng như chứng từ kiêm chức năng hóa đơn, đồng thời để chứng nhận xuất xứ.
2.6. Hóa đơn thương mại hải quan
Đây là loại hóa đơn thương mại được sử dụng để tính giá trị hàng hóa dựa trên các khoản lệ phí và thuế hải quan.
2.7. Hóa đơn thương mại lãnh sự
Hóa đơn thương mại lãnh sự được sử dụng thay thế cho chứng nhận xuất xứ, có sự xác nhận của lãnh sự quán nước ngoài mua hàng và đang làm việc tại quốc gia của người bán.
>>> Xem thêm:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ăn uống
Giải pháp xuất hóa đơn điện tử xăng dầu theo từng lần bán
3. Cách viết hóa đơn thương mại
Mặc dù không có quy định về biểu mẫu cụ thể của hóa đơn thương mại nhưng khi lập hóa đơn thương mại, doanh nghiệp cần lập đầy đủ các nội dung quan trọng.
3.1. Nội dung của hóa đơn thương mại
Một hóa đơn thương mại thông thường bao gồm các nội dung sau:
– Thông tin hóa đơn:
- Số hóa đơn: Số tham chiếu hóa đơn của nhà cung cấp.
- Ngày lập hóa đơn/Ngày phát hành hóa đơn.
– Thông tin người gửi:
- Tên, địa chỉ đầy đủ của người gửi, số điện thoại, số fax.
- Số VAT của người gửi: Số tham chiếu thuế GTGT của người gửi đối với các quốc gia áp dụng thuế VAT.
- Quốc gia được gửi.
– Thông tin người nhận hàng:
- Tên, địa chỉ đầy đủ (bao gồm mã bưu chính), số điện thoại, số fax người nhận.
- Số VAT của người nhận: Số tham chiếu thuế GTGT của người gửi đối với các quốc gia áp dụng thuế VAT.
- Quốc gia của người nhận.
– Thông tin vận chuyển:
- Số hóa đơn theo hàng hóa được vận chuyển.
- Đại lý giao nhận: Tên công ty vận chuyển.
- Ngày xuất khẩu: Ngày mà hàng hóa được vận chuyển.
- Phương thức thanh toán.
– Thông tin lô hàng:
- Số phần: Số phần của lô hàng bao gồm.
- Đặc điểm chi tiết hàng hóa.
- Trọng lượng: Trọng lượng của kiện hàng hoặc đơn vị hàng hóa.
- Số lượng đơn vị hàng hóa.
- Giá trị của từng đơn vị hàng hóa, giá trị tổng hàng hóa.
- Tiền tệ được sử dụng để xác định giá trị hàng hóa.
- Xuất xứ hàng hóa.
- Tên của người gửi.
- Chữ ký, đóng dấu của người gửi.
3.2. Cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu
Khi viết hóa đơn thương mại xuất khẩu, người viết cần lưu ý:
– Tên người gửi ( người xuất khẩu hàng hóa): Cần ghi rõ, đầy đủ địa chỉ, tên quốc gia xuất khẩu.
– Tên người nhận hàng (người nhập khẩu): Ghi tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
– Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn: Số hóa đơn và ngày lập hóa đơn là tiêu chí bắt buộc để làm thủ tục hải quan.
– Mô tả chi tiết sản phẩm: Tên thông thường, cấp hạng, chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường của sản phẩm.
– Số lượng kiện: Ghi tổng số lượng kiện.
– Giá của từng mặt hàng.
– Loại tiền.
– Phương thức vận chuyển: Ghi rõ vận chuyển bằng đường không hay đường biển, không cần ghi phương tiện và số chuyến.
– Điều khoản giao hàng.
– Điều khoản thanh toán.
– Các thông tin khác: Ghi rõ các khoản liên quan như vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, chi phí bao bì,…
– Giảm giá, chiết khấu (nếu có).
Hóa đơn thương mại không chỉ là một tài liệu giao dịch thông thường mà còn là công cụ pháp lý quan trọng trong các giao dịch thương mại quốc tế. Việc hiểu rõ về hóa đơn này và cách viết hóa đơn một cách chính xác là rất quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp họ tránh được những rủi ro pháp lý và thực hiện các thủ tục hải quan, tính thuế một cách suôn sẻ.
Còn với hóa đơn giá trị gia tăng, các bạn nên ưu tiên sử dụng cho doanh nghiệp của mình một giải pháp phần mềm chuyên nghiệp như phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của ACMan. Mọi chi tiết về sản phẩm xin quý khách vui lòng liên hệ:
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
