Tin hoạt động

Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Có Bắt Buộc Phải Có Chữ Ký Số Không ?

5/5 - (1 vote) cảm ơn bạn thích bài viết

Hóa Đơn Điện Tử Có Bắt Buộc Phải Có Chữ Ký Số Không?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán và doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để lập và xác thực nội dung hóa đơn. Tuy nhiên, vẫn có những thắc mắc liên quan tới việc hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số hay không? Nếu không dùng chữ ký số thì có thể thay thế bằng các loại chữ ký nào? Bài viết dưới đây của ACMan sẽ giúp quý khách giải đáp những thắc mắc này.

1. Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HDDT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong HDDT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn

Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

Số thứ tự, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền

Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.

Tiền hàng bằng chữ

Người mua hàng, người bán hàng

Ký và đóng dấu của người bán hàng

So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

Bản thể hiện hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không có liên

Ký hiệu số Serial

Chữ ký điện tử

Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ, hợp lý.

Hóa đơn điện tử có định dạng là XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và định dạng PDF là bản thể hiện kèm theo.

Như vậy, một hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ và được phép thông báo phát hành chỉ khi có đầy đủ các tiêu chí như trên. Trong đó, chữ ký số (hay chữ ký điện tử) là một trong những điều kiện bắt buộc.

Tuy nhiên, trong nghị định 119/2018/NĐ-CP của Bộ Tài Chính vẫn có quy định về một trường hợp đặc thù, cho phép bên thông báo phát hành hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký số.

2. Trường hợp nào hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số?

Tại Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Có quy định:
“5. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

b) Không bắt buộc có chữ ký số;

c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.”

Như vậy, theo quy định trên thì hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế pháp luật không bắt buộc phải có chữ ký số.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín nhất

Để việc triển khai hóa đơn điện tử được hiệu quả, doanh nghiệp nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử dựa trên các tiêu chí: an toàn nhất, dễ sử dụng nhất.

Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invocie của nhà cung cấp ACMan – thương hiệu đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp cho kế toán, thuế, quản lý doanh nghiệp tự tin là người bạn đồng hành đáng tin cậy của quý doanh nghiệp trên con đường phát triển và thành công.

AC-Invoice không chỉ đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC mà còn mang lại những giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp như:

Dễ sử dụng nhất với giao diện trực quan, thân thiện, thích hợp với mọi đối tượng người dùng cũng như mọi loại hình doanh nghiệp

Tích hợp sẵn với phần mềm kế toán giúp kế toán tối giản quy trình, không phải mất công nhập liệu lại

Tuyệt đối bảo mật với gói dữ liệu Data Online sử dụng công nghệ điện toán đám mây với ba lớp bảo mật

Chất lượng chuyên môn tư vấn cao, hỗ trợ tận tình trong suốt quá trình sử dụng của khách hàng.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu dùng thử sản phẩm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán của ACMan thì có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi hoặc gửi thông tin vào Email để chúng tôi có thể tư vấn một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN