Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn được xem là chứng từ quan trọng, không chỉ thể hiện giá trị giao dịch mà còn là căn cứ pháp lý trong việc kê khai và nộp thuế. Tuy nhiên, sai sót trong việc lập hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Và lỗi hóa đơn điện tử bị sai tên hàng hóa là lỗi thường gặp nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa theo quy định hiện hành, các bước thực hiện chi tiết và những lưu ý quan trọng để tránh mắc sai sót tương tự trong tương lai.
1. Nguyên nhân thường gặp dẫn đến hóa đơn sai tên hàng hóa
Có nhiều lý do dẫn đến việc sai tên hàng hóa trên hóa đơn, nhưng phổ biến nhất bao gồm:
– Lỗi nhập liệu: Nhân viên kế toán hoặc bộ phận lập hóa đơn nhập sai tên hàng hóa do bất cẩn hoặc không kiểm tra kỹ trước khi phát hành.
– Không cập nhật thông tin sản phẩm: Khi doanh nghiệp thay đổi tên hoặc mã hàng hóa nhưng không kịp thời điều chỉnh thông tin trên hệ thống hóa đơn.
– Nhầm lẫn trong giao dịch: Thông tin hàng hóa không được xác nhận đầy đủ giữa bên mua và bên bán trước khi lập hóa đơn.
– Hệ thống phần mềm lỗi: Một số phần mềm kế toán hoặc quản lý hóa đơn không đồng bộ dữ liệu, dẫn đến thông tin sai lệch khi xuất hóa đơn.
Hiện nay, căn cứ theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC có 2 cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa, cụ thể gồm:
– Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn mới.
– Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh.
2. Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn mới
Đối với hóa đơn sai tên hàng hóa xử lý bằng cách lập hóa đơn mới được chia ra làm hai trường hợp là hóa đơn đã gửi cho người mua và hóa đơn chưa gửi cho người mua.
2.1. Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được cấp mã của cơ quan thuế sai tên hàng hóa chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện xử lý theo quy định tại Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
– Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế về sai sót tên hàng hóa theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót.
– Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót đã lập.
– Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho người mua.
– Bước 4: Lưu trữ hóa đơn mới theo quy định.
Lưu ý: Cơ quan thuế sau khi nhận được thông tin từ người bán về việc hủy hóa đơn có sai sót và hóa đơn mới thay thế sẽ thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2.2. Trường hợp hóa đơn sai tên hàng hóa đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế sai tên hàng hóa và đã gửi cho người mua được xử lý theo quy định tại Điểm b2, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các bước xử lý như sau:
– Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
(Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót).
– Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
– Bước 3: Người bán gửi hóa đơn mới cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới (nếu người bán sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bỏ qua bước này).
– Bước 4: Gửi hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót cho người mua.
– Bước 5: Lưu trữ hóa đơn theo quy định.
3. Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh
Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh được áp dụng đối với hóa đơn đã gửi cho người mua.
Các bước xử lý tuân thủ theo quy định tại Điểm b1, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
– Bước 1: Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
(Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót).
– Bước 2: Ký số lên hóa đơn điều chỉnh.
– Bước 3: Gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh.
– Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
– Bước 5: Lưu trữ hóa đơn có sai sót cùng hóa đơn điều chỉnh theo quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra về sau.
>>> Xem thêm:
Mức phạt với hành vi không xuất hóa đơn điện tử
Hướng dẫn xuất hóa đơn VAT cho công ty nước ngoài theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
4. AC-Invoice – giải pháp phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả nhất
Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa là một quy trình đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng các bước xử lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính mà còn duy trì được uy tín với đối tác.
Để giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán, doanh nghiệp nên đầu tư vào các giải pháp phần mềm quản lý hóa đơn hiện đại. Đây không chỉ là cách giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là chiến lược dài hạn để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice được thiết kế với công nghệ tiên tiến, giúp tự động hóa các nghiệp vụ quản lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu quả công việc kế toán. Với giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ, AC-Invoice không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn nhanh chóng mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để quản lý hóa đơn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, AC-Invoice chắc chắn là lựa chọn đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tối ưu hóa mọi quy trình liên quan đến hóa đơn điện tử.
Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
