Trong quá trình sử dụng hóa đơn, sẽ không thể tránh được tình trạng hóa đơn bị sai xót. Trong đó, hóa đơn đã xuất cũng sẽ có trường hợp bị sai sót. Vậy cách xử lý sai sót với hóa đơn điện tử đã xuất theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC như thế nào? Có điểm gì khác biệt so với quy định tại Thông tư 32 trước đây? Trong bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi trên
1. Nguyên tắc xử lý trong trường hợp hóa đơn có sai sót
Theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử có sai sót mà sai sót đó phải cấp lại mã của cơ quan Thuế hoặc sai sót cần điều chỉnh/thay thế thì người xuất hóa đơn phải thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn/nhiều hóa đơn có sai sót. Thời gian điều chỉnh có thể là bất cứ thời gian nào. Tuy nhiên, việc điều chỉnh chậm nhất phải là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử cần điều chỉnh.
Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, đã được điều chỉnh/thay thế nhưng sau đó lại tiếp tục có sai sót, người xuất hóa đơn sẽ xử lý sai sót như hình thức xử lý sai sót trong lần đầu tiên.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, người bán cần lưu ý:
– Trường hợp lập hóa đơn thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn đã lập. Sau đó, người bán tiến hành thông báo với cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn đó.
– Trường hợp hóa đơn điện tử được lập nhưng thiếu ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn bị sai thì người bán chỉ cần điều chỉnh, không cần hủy hay thay thế.
– Nếu nội dung hóa đơn bị sao sót, người bán có thể điều chỉnh tăng hoặc điều chỉnh giảm theo tình hình thực tế. Cụ thể:
+ Nếu điều chỉnh tăng, người bán ghi dấu dương.
+ Nếu điều chỉnh giảm, người bán ghi dấu âm.
2. Cách xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã xuất theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC
Theo quy định tại thông tư 78, không căn cứ vào việc người nộp thuế đã kê khai thuế hay chưa, người xuất hóa đơn có thể lựa chọn thực hiện thay thế hay điều chỉnh hóa đơn. Cụ thể như sau:
a. Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua
Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua, người bán có thể:
– Hủy hóa đơn sai sót
– Gửi thông báo hóa đơn sai sót lên Cơ quan thuế
– Lập hóa đơn mới
b. Nếu hóa đơn đã gửi người mua và các thông tin chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua
Với trường hợp này, bên xuất hóa đơn cần thực hiện các bước sau:
– Gửi thông báo hóa đơn sai sót lên Cơ quan thuế
– Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
c. Nếu hóa đơn đã gửi người mua, sai các thông tin khác tên hoặc địa chỉ người mua
Trong trường hợp sai các thông tin khác tên hoặc địa chỉ người mua, bên xuất hóa đơn có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức xử lý sau:
– Lập hóa đơn thay thế. Hoặc:
– Lập hóa đơn điều chỉnh
d. Lưu ý
Việc áp dụng nguyên tắc xử lý sai sót với hóa đơn điện tử, trường hợp Hóa đơn đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện Hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. Cách xử lý như sau:
– Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho Cơ quan thuế
– Lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (Nếu 2 bên có thỏa thuận lập biên bản)
>>> Xem thêm:
Những điểm đáng lưu ý của Thông tư 78/2021/TT-BTC
Giải thích ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
3. Quy định xử lý sai sót với hóa đơn điện tử đầu vào
Quy định về việc xử lý sai sót với hóa đơn điện tử tại thông tư 78 đã có sự thay đổi so với thông tư 32 trước đây. Nếu trước đây, hóa đơn điện tử chưa kê khai thuế, chưa gửi người mua, người bán phải hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới, thì theo thông tư 78, người bán sẽ phải đồng thời gửi thông báo lên cơ quan thuế trước khi lập hóa đơn mới. Việc gửi thông báo này sẽ giúp cơ quan thuế nắm được tình hình và tiến hành hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống.
Khi lập biên bản thỏa thuận sai sót, các bên cần ghi rõ về sai sót có trong hóa đơn. Việc lập biên bản thỏa thuận phải được sự đồng ý của cả 2 bên. Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, trong hóa đơn điện tử phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Trường hợp lập hóa đơn mới, bên xuất hóa đơn cũng cần ghi rõ dòng chữ điều chỉnh hóa đơn… như khi lập hóa đơn điều chỉnh.
Trên đây là một vài chia sẻ của ACMan về cách xử lý sai sót với hóa đơn đầu vào theo thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy định này có điểm khác biệt so với thông tư 32 trước đây. Vì thế các bạn kế toán cần lưu ý sự thay đổi mới tại Thông tư 78 này để có thể áp dụng kịp thời, giúp tiết kiệm thời gian và quy trình thực hiện.
Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice, xin quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
Youtube: ACMan – Nghề kế toán chuyên nghiệp
