Email

info@acman.vn

Hotline

0966 04 34 34

Địa chỉ

Tầng 6, Số Nhà 28, Ngõ 460 Khương Đình, Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội.

  1. Home
  2. »
  3. Phần mềm kế toán
  4. »
  5. Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai ERP cho mọi doanh…

Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai ERP cho mọi doanh nghiệp

Mục Lục
Nếu bạn thích bài viết, vote ngay post

Ứng dụng phần mềm ERP vào trong hoạt động của doanh nghiệp đang trở thành xu hướng mới được rất nhiều nhà quản lý quan tâm. ERP là một bộ công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp mang tới rất nhiều lợi ích từ tối ưu hóa quy trình sản xuất, gia tăng hiệu suất, kiểm soát chi phí và các nguồn lực cũng như gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về ERP. Việc triển một cách thiếu định hướng sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí rất nhiều tài nguyên. Vậy ERP là gì? Hệ thống này mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy để ACMan giải đáp cho các bạn qua bài viết dưới đây.

1. Khái niệm phần mềm ERP là gì?

ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning). Đây là một hệ thống giúp hoạch định nguồn lực hay quản lý toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể ERP là sự kết hợp của ba trụ cột sau:

– Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là đơn vị, tổ chức áp dụng hệ thống phần mềm để quản lý, sử dụng các nguồn tài nguyên và hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất.

– Resource (Nguồn lực): Là tất cả những tài nguyên ở tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Bao gồm nguồn nhân lực, những tài sản có sẵn, liên quan đến tổ chức hoặc là những giá trị được tạo ra mỗi ngày. Việc ứng dụng giải pháp ERP vào trong doanh nghiệp là để tận dụng được tối đa các tài nguyên này, nhất là nhân lực.

– Planning (Hoạch định): ERP hỗ trợ lên kế hoạch các nội dung công việc, tài nguyên doanh nghiệp cần trong sản xuất, kinh doanh. Ngoài ra, một số phần mềm còn có thể tính toán và giúp các nhà quản lý đưa ra được dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong tương lai.

Như vậy, phần mềm ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ “Tất cả trong một (All in One). Phần mềm sẽ được tích hợp gồm nhiều công cụ: quản lý nhân sự, quản lý kế toán, kế hoạch sản phẩm, chi phí, sản xuất, bán hàng, kho,… qua đó hỗ trợ doanh nghiệp quản trị toàn diện tất cả hoạt động trên một nền tảng duy nhất.

 

2. Các thành phần của ERP

Một hệ thống phần mềm ERP thường sẽ bao gồm các phần sau:

– Finance: Kế toán tài chính

– Sales and Distribution: Quản lý phân phối và quản lý bán hàng

– Purchase Control: Quản lý mua hàng

– Stock Control: Quản lý tồn kho

– Production Planning and Control: Lên kế hoạch và quản lý sản xuất

– Project Management: Quản lý dự án

– Service Management: Quản lý dịch vụ

– Human Resource Management: Quản lý nhân sự

– Management Reporting: Báo cáo quản trị

– Tax Reports: Báo cáo thuế

Ở mỗi phân hệ sẽ có các hệ thống riêng với chức năng nhỏ hơn và được liên kết với nhau một cách khoa học nhất để tạo ra báo cáo đầy đủ và tổng quan về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ đó, người quản lý chỉ cần thông qua hệ thống ERP là có thể nắm rõ được toàn bộ thông tin về tình hình doanh nghiệp.

3. Sự khác biệt của phần mềm quản trị ERP và những phần mềm quản lý riêng rẽ?

Điểm khác biệt rõ nhất của ERP so với những phần mềm quản trị rời rạc khác đó là khả năng liên kết và tích hợp. ERP là một hệ thống gồm nhiều hệ thống nhỏ hơn có các chức năng giống như các phần mềm rời rạc, nhưng nó được liên kết và tích hợp với nhau. Vì vậy mà dữ liệu sẽ được liên thông, cập nhật nhanh chóng từ bộ phận này tới bộ phận khác mà vẫn đảm bảo tính chính xác.

Các phần mềm riêng rẽ chỉ phục vụ cho công việc chuyên biệt của một phòng ban. Khi các phần mềm này không có sự liên kết với nhau, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ không thể khớp nối được. Điều này sẽ dẫn tới việc lưu chuyển thông tin dễ xảy ra sai sót và khó kiểm soát. Thậm chí, công việc của các phòng ban cũng có thể bị nhầm lẫn và chồng chéo.

Ngược lại ERP hay các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể như ACMan thì đảm bảo được tính chính xác, tính khoa học và kiểm soát tốt hơn. Phần mềm có thể tổng hợp thông tin từ các phòng ban và tổng hợp lại thành các báo cáo chuẩn xác nhất. Chính vì thế mà việc quản lý thông tin sẽ hiệu quả hơn và dễ dàng hơn.

 

4. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

ERP có một vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm quản trị ERP là kiến tạo ra một hệ thống dữ liệu có tính tự động, khoa học, hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban của doanh nghiệp và giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý mua hàng, quản lý quan hệ khách hàng, quản trị tiền lương nhân sự,…

Nhờ có hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quy trình sản xuất – quản lý – hoạt động, phối hợp giữa các phòng ban để cùng hướng đến những mục tiêu chung và cải thiện năng suất một cách đáng ngạc nhiên. Cụ thể, phần mềm ERP sẽ mang tới cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

a. Quản trị tài chính – kế toán

Để nắm được chi tiết thông tin về tài chính của doanh nghiệp, người quản lý cần phải tổng hợp số liệu, báo cáo từ nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau nên tốc độ xử lý thông tin thường sẽ bị chậm. Đôi khi các số liệu còn xảy ra sai sót, chênh lệch giữa các bộ phận.

Với giải pháp ERP thì mọi dữ liệu liên quan đến tài chính của doanh nghiệp sẽ được tổng hợp tại một cơ sở dữ liệu duy nhất. Đồng thời cũng có sự kết nối xuyên suốt giữa các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh mọi lúc.

Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ bất kỳ vị trí nào thì mọi thông tin liên quan đều được tự động tính toán và cập nhật theo thời gian thực, giúp hạn chế tối đa những sai sót.

b. Quản trị nguồn nhân lực

Nhân lực là tài nguyên quý giá nhất những cúng khó quản lý nhất. Đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, nhân sự lên đến hàng nghìn người. Việc theo dõi sát sao từng nhân sự như: khối lượng công việc, giờ làm việc, mức độ hoàn thành công việc,… là điều không thể.

Nhưng với phần mềm quản lý ERP, công tác quản lý nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Người quản lý hoàn toàn có thể nắm được mọi thông tin về khung giờ làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của từng nhân sự để có thể đưa những đánh giá và chính sách đãi ngộ phù hợp nhất.

Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, lương, thưởng, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội,… cũng đều được cập nhật lên kho dữ liệu tổng, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết những vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên thật nhanh chóng và dễ dàng.

c. Nâng cao năng suất làm việc

Càng là các doanh nghiệp lớn thì khối lượng công việc càng nhiều. Điều này đòi hỏi bộ máy hoạt động cũng phải có quy mô tương ứng. Và tất nhiên, bộ máy càng lớn thì quy trình sẽ càng trở nên phức tạp. Lúc này, phần mềm ERP sẽ là một công cụ tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình quản lý. Từ các công việc nhập liệu của kế toán cho tới quản lý sản xuất đều sẽ được tối ưu một cách tối đa.

Sử dụng hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất công việc và giảm lượng nhân sự cần thiết trong công ty.

d. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Việc kiểm soát hàng hóa, nguyện vật liệu, tồn kho,…. sẽ tốn rất nhiều công sức, tốn thời gian và nhân lực phải kiểm soát theo cách thủ công. Tuy nhiên, với phần mềm ERP, việc quản lý kho hàng sẽ được tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.

Công cụ ERP sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát kho theo thời gian thực từ việc kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa đang ở đâu cho tới nguyên vật liệu còn nhiều hay ít. Qua đó doanh nghiệp có thể sắp xếp các kế hoạch xuất – nhập hàng hóa một cách tối ưu nhất.

Có thể thấy, khi được triển khai và đầu tư đúng cách, công cụ quản lý ERP mang lại hiệu quả vô cùng lớn, giúp các bộ phận hoạt động hiệu quả, giảm chi phí vận hành và tăng năng suất công việc.

>>> Xem thêm:

Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử ACMan

Hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán theo Thông tư 88 cho hộ kinh doanh

5. Nhược điểm của phần mềm ERP

ERP có thể có rất nhiều ưu điểm, đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, nhưng nó cũng có những nhược điểm. Bởi suy cho cùng, ERP dù có hiệu quả tới mức nào thì cũng chỉ là một công cụ. Để thành công thì yếu tố quyết định vẫn là con người.

Cụ thể thì trước khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp cần lưu ý về một số điểm sau:

a. Chi phí triển khai cao

Chi phí triển khai cao chính là rào cản dễ nhận thấy nhất bởi đây luôn là vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển thì các doanh nghiệp Việt Nam đều phải sử dụng các giải pháp ERP của nước ngoài có chi phí rất cao. Tuy nhiên thì không phải phần mềm nào cũng phù hợp với mô hình của các doanh nghiệp trong nước.

Theo thời gian khi công nghệ thông tin tại Việt Nam đã được cải thiện thì đã xuất hiện rất nhiều đơn vị có thể cung cấp được các giải pháp ERP chuyên nghiệp. Giá thành của chúng không quá cao và phù hợp với cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy vậy, thực tế cho thấy mức giá vẫn đang là rào cản lớn khiến các doanh nghiệp chưa thực sự muốn đánh đổi.

b. Việc triển khai tốn nhiều thời gian và công sức

ERP là một hệ thống quy mô lớn bao gồm nhiều hệ thống nhỏ liên kết lại với nhau. Do đó, quá trình triển khai ERP thời sẽ tốn rất nhiều thời gian. Thậm chí với các doanh nghiệp lớn thì thời gian triển khai có thể kéo dài đến hàng tháng để hoàn thành đầy đủ chức năng.

c. Thay đổi văn hóa và quy trình hoạt động

Để tiến hành áp dụng công nghệ quản lý mới thì đòi hỏi phải có sự thay đổi. Theo đó doanh nghiệp cần phải đào tạo tất cả nhân viên, thay đổi nhiệm vụ công việc,… Dù đây không hẳn là một hạn chế nhưng các bạn cần phải đối mặt với một sự xáo trộn lớn trong doanh nghiệp trước khi mọi thứ đi vào ổn định.

d. Dễ dàng thất bại nếu không có chiến lược đúng đắn

Triển khai hệ thống ERP không chỉ đòi hỏi thời gian dài mà còn cần một kế hoạch phù hợp để tránh thất bại. Chúng ta cần phải xác định từ đầu rằng sẽ rất khó có giải pháp nào có thể mang lại lợi nhuận ngay lập tức cho doanh nghiệp. Giải pháp ERP lại là một giải pháp tập trung vào cải tiến các vấn đề từ cốt lõi của doanh nghiệp nên không phải một sớm một chiều mà có thể thấy được sự chuyển biến rõ rệt.

Những điều này có thể khiến nhà quản lý cảm thấy chán nản và từ bỏ. Việc dừng hoặc hủy bỏ công tác triển khai sẽ là sự lãng phí không hề nhỏ. Tuy nhiên, vấn đề này hiện nay đã có thể giảm bớt phần nào nhờ vào việc liên kết với các đơn vị cung cấp phần mềm ERP uy tín như ACMan. Với sự giám sát và đồng hành của các chuyên gia, những sai sót sẽ được phát hiện và khắc phục ngay lập tức.

6. ACMan – Công cụ quản trị toàn diện phù hợp với mọi doanh nghiệp

ERP là nền tảng cần thiết và đang là xu hướng phát triển tất yếu cho các doanh nghiệp. Việc ứng dụng công cụ này thực sự mang lại hiệu quả và đã được chứng minh bởi hàng triệu doanh nghiệp trên cả thế giới và ở Việt Nam.

Hiện nay, ACMan chính là một trong các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm ERP uy tín và chuyên nghiệp tại Việt Nam. Phần mềm quản trị của ACMan đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản trị Tài chính – Kế toán, Quản lý nhân sự, Marketing – bán hàng, quản lý – điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi từ cơ bản đến nâng cao cho mọi doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Như vậy, ACMan vừa chia sẻ tới các bạn những thông tin cơ bản nhất về phần mềm ERP cũng như các khái niệm liên quan. Mong rằng với những thông tin này đã giúp ích được cho các doanh nghiệp.

Nếu các bạn đang cần tìm một nền tảng quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp và toàn diện với chi phí hợp lý, triển khai dễ dàng và đã được chứng minh thành công hàng nghìn khách hàng tin dùng trên cả nước thì có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

Group Hỗ trợhttps://www.facebook.com/groups/Acman.vn/

FanpageCông ty Cổ phần ACMan

Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan

Hotline: 0966 04 34 34

Điện thoại: 1900 63 66 85

Email: sales@acman.vn

Đăng ký dùng thử miễn phí và nhận tư vấn về phần mềm ACMan

Tác giả

Thực Hiện Bởi : acman.vn

Phan Thế Thịnh
Phan Thế Thịnh

Bình luận

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tìm kiếm

Liên hệ tư vấn

Đăng ký ngay, không bỏ lỡ

Thông tin hữu ích mới nhất mỗi tuần: Bài viết chuyên gia, Thư mời hội thảo, Báo cáo chuyên ngành, eBook…
Công ty ACMANTư vấn
Scroll to Top

Đăng ký tư vấn

Vui lòng điền thông tin sau. ACMan sẽ liên hệ với bạn trong 24h làm việc