Hướng dẫn sửa lỗi Hóa đơn chưa đúng tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế

Hóa đơn viết sai ngày tháng năm, sai tên công ty, sai địa chỉ, sai tên người mua hàng, sai mã số thuế, sai số tiền bằng chữ, sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính… là những lỗi mà rất nhiều kế toán thường xuyên gặp phải. Tất cả những lỗi, sai sót đó đều sẽ làm cho hóa đơn không hợp lệ. Vậy thì kế toán phải xử lý như thế nào khi lỡ viết sai hóa đơn giá trị gia tăng? ACMan xin chia sẻ cách sửa lỗi hóa đơn khi lỡ tay viết sai hóa đơn thuế GTGT để các bạn kế toán cùng tìm hiểu, rút kinh nghiệm và hạn chế những sai sót không đáng có này nhé.

 

sua-loi-hoa-don

1. Ghi sai các chỉ tiêu như: Tên, địa chỉ, mã số thuế…

nhưng không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT được khấu trừ

   Trong trường hợp này, cả doanh nghiệp và bên phía đối tác đều phải lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai. Đồng thời, Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ngày tháng năm, ký hiệu của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.

Hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê khai trên bảng kê đầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT nên các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không 0).

2. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống

   Trường hợp đã phát hành hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua mà phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai. (Nhớ là không được phép xé hóa đơn, chỉ cần gấp tờ hóa đơn đó lại trên sổ hóa đơn).

Sau đó, lập lại hóa đơn mới cho đúng (Kê khai hóa đơn mới)

3. Viết sai hóa đơn nhưng đã xé khỏi cuống sổ hóa đơn

a. Nếu chưa giao cho khách hàng

  • Bước 1: Gạch chéo các liên hoá đơn viết sai. Lưu ý là không được kê khai hóa đơn này, chỉ cần kẹp tờ hoá đơn đó lại trên quyển hoá đơn.
  • Bước 2: Lập hoá đơn mới cho đúng (Kê khai hoá đơn mới). Hóa đơn sai và hóa đơn mới phải ghi cùng 1 ngày.

b. Nếu đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai:

Nếu hóa đơn đã phát hành và giao cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

  • Bước 1: Lập biên bản thu hồi lại hoá đơn đã viết sai. Trong biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn,
  • Bước 2: Sau khi đã thu hồi về, các bạn gạch chéo các liên của hoá đơn viết sai đó,
  • Bước 3: Lập lại hoá đơn mới cho đúng. Trước khi nhận hoá đơn hoặc kê khai các bạn nên kiểm tra kỹ xem tên công ty, địa chỉ, mã số thuế …

Nếu 1 trong hai bên đã kê khai thuế thì sẽ xử lý như trường hợp “c” bên dưới.

c. Nếu hoá đơn viết sai đã kê khai

   Nếu phát hiện hoá đơn đã lập, đã giao cho người mua và đã kê khai thuế (Dù là 1 bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thuế), thì xử lý như sau:

  • Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn viết sai (hoặc có thoả thuận bằng văn bản). Trên biên bản ghi rõ sai sót… điều chỉnh hoá đơn số… ký hiệu… ngày tháng năm… đã kê khai vào kỳ ….
  • Bước 2: Bên bán lập hoá đơn điều chỉnh. Trên hoá đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh tên công ty, địa chỉ, mã số thuế … của hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng năm.

Những trường hợp hóa đơn viết sai khác như: Sai số tiền bằng chữ, sai mã số thuế, sai đơn vị tính… thì cũng viết điều chỉnh theo các bước như trên.

Những hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế thì các bạn chỉ cần kẹp hóa đơn cũ cùng với Biên bản điều chỉnh để giải trình là xong.

Lưu ý: Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 (Sửa đổi, bổ sung Thông tư 119/2014/TT-BTC) thì những đơn viết sai tên công ty, địa chỉ người mua nhưng Mã số thuế đúng thì chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh là đủ.

Nếu hóa đơn đã kê khai thuế tuyệt đối không được hủy hóa đơn, rồi viết lại. Mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh. Chỉ khi chưa kê khai thuế mới được thu hồi hóa đơn sai rồi lập biên bản hủy, rồi xuất lại.

Để giảm thiểu tối đa sai sót trong khâu phát hành hóa đơn, ACMan khuyên quý khách hàng nên chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của chúng tôi. Bên cạnh việc tiết kiệm chi phí lập, lưu trữ, vận chuyển thì HDDT còn giúp kế toán giảm thời gian xuất – nhập và quản lý hóa đơn nhờ cơ chế tự động hóa.

Hi vọng với những chia sẻ trên đây, các kế toán sẽ có thể xử lý được các tình huống về lỗi Hóa đơn chưa đúng tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế phát sinh. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn các vấn đề có liên quan tới hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, hoàn thuế,… thì quý khách hàng và các bạn kế toán có thể liên hệ với chúng tôi:

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN

  • Phòng 608-G5, Five Star Garden, Số 2 Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại: 1900 63 66 85; hotline 0966 04 34 34
  • Email: sales@acman.vn – Website: acman.vn

Bình luận

Xem thêm

Contact Me on Zalo