Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập, nhiều hợp tác xã thường tập trung vào hoạt động sản xuất, kinh doanh mà chưa dành đủ sự quan tâm cho công tác kế toán. Do đó trên thực tế, không ít hợp tác xã mới thành lập bị xử phạt do bỏ sót các nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu, chậm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc chưa xây dựng hệ thống sổ sách kế toán phù hợp. Đặc biệt, do đặc thù mô hình hợp tác xã có sự khác biệt so với doanh nghiệp thông thường nên nhiều đơn vị gặp khó khăn trong việc xác định chế độ kế toán áp dụng. Vậy hợp tác xã mới thành lập cần làm gì về kế toán để tránh sai sót ngay từ đầu? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng checklist đầy đủ các công việc cần thực hiện.
1. Vai trò của kế toán trong hợp tác xã
Trong hệ thống tổ chức của một hợp tác xã (HTX), kế toán không chỉ đóng vai trò tác nghiệp, mà còn là một bộ phận nghiệp vụ có chức năng cung cấp dữ liệu tài chính – kế toán làm cơ sở cho các quyết định điều hành, quản trị và phân phối.
Đặc thù của HTX là hoạt động trên nguyên tắc tự chủ, tự chịu trách nhiệm, đồng sở hữu và vì lợi ích của các thành viên, do đó mọi thông tin kế toán phải đảm bảo khả năng phản ánh trung thực, kịp thời và đầy đủ về hiện trạng tài sản, nguồn vốn, doanh thu – chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Ngoài chức năng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bộ phận kế toán còn có trách nhiệm xác định chi phí theo từng hoạt động cụ thể (sản xuất, cung ứng dịch vụ, đầu tư công cụ – tài sản,…), phân tích khả năng thanh toán, giám sát vòng quay vốn lưu động, và hỗ trợ Hội đồng quản trị trong việc lập kế hoạch tài chính – phân bổ thu nhập – lập quỹ – và đánh giá năng lực sinh lời.
Đối với HTX có nhiều thành viên, đa dạng hoạt động và phân chia lợi ích theo mức độ tham gia sử dụng dịch vụ hoặc theo tỷ lệ vốn góp, báo cáo kế toán trở thành cơ sở duy nhất để phân bổ thu nhập và xác lập nghĩa vụ tài chính của từng thành viên. Bởi vậy, vai trò của kế toán trong HTX là vô cùng quan trọng.
2. Hợp tác xã mới thành lập cần làm gì về kế toán?
2.1. Xác định chế độ kế toán áp dụng cho hợp tác xã
Việc đầu tiên HTX cần làm là xác định mình đang áp dụng chế độ kế toán nào. Hiện nay, Thông tư 71/2024/TT-BTC là khung hướng dẫn chính cho kế toán HTX, bao gồm chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính. Thông tư này áp dụng cho hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và được dùng cho năm tài chính từ 01/01/2025.
Theo đó, Thông tư 71/2024/TT-BTC hướng dẫn về chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, nguyên tắc ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã (sau đây gọi chung là hợp tác xã); không áp dụng cho việc xác định nghĩa vụ thuế của hợp tác xã đối với ngân sách Nhà nước.
2.2. Bố trí người phụ trách kế toán hoặc kế toán trưởng ngay từ đầu
Theo quy định được dẫn chiếu từ Nghị định 174/2016/NĐ-CP, Hợp tác xã thuộc nhóm đơn vị kế toán nên phải bố trí kế toán trưởng; trường hợp chưa bổ nhiệm được ngay thì có thể bố trí người phụ trách kế toán tối đa 12 tháng hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng. Nếu kế toán trưởng là người lao động của HTX thì HTX phải tham gia bảo hiểm xã hội cho người đó; còn nếu thuê dịch vụ thì không phát sinh nghĩa vụ BHXH cho người được thuê.
Đây là điểm mà nhiều HTX mới dễ bỏ sót. Nhiều đơn vị nghĩ rằng HTX quy mô nhỏ thì chưa cần người làm kế toán chuyên trách, nhưng thực tế bộ phận kế toán vẫn phải có người chịu trách nhiệm rõ ràng về chứng từ, sổ sách và báo cáo. Với HTX mới thành lập cần làm gì về kế toán, câu trả lời đầu tiên luôn là: xác định người chịu trách nhiệm kế toán ngay từ đầu.
2.3. Thiết lập bộ chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động của HTX
Thông tư 71/2024/TT-BTC cho phép HTX chủ động xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán riêng, miễn là biểu mẫu đó có đầy đủ nội dung chủ yếu theo Luật Kế toán 2015 và phù hợp với đặc điểm quản lý của HTX. Nếu HTX không tự xây dựng, có thể dùng hệ thống biểu mẫu tại Phụ lục II của Thông tư 71.
Với một HTX mới thành lập, bộ chứng từ tối thiểu thường cần chuẩn hóa ngay gồm: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, biên bản góp vốn, bảng chấm công nếu có lao động, chứng từ mua hàng hóa dịch vụ, biên bản giao nhận tài sản và hồ sơ phân chia kết quả kinh doanh. Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán phản ánh các giao dịch kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành.
2.4. Mở sổ kế toán đầu kỳ và theo dõi vốn góp, tài sản, công nợ
Ngay khi đi vào hoạt động, HTX cần mở sổ kế toán đầu kỳ để theo dõi vốn góp của thành viên, tài sản ban đầu, công nợ phải thu, phải trả và các quỹ của HTX. Báo cáo tài chính của HTX theo Thông tư 71 phải cung cấp thông tin về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh. Đây là phần nhiều HTX mới hay bỏ sót.
2.5. Chuẩn bị hệ thống báo cáo tài chính ngay từ ngày đầu
Theo Thông tư 71/2024/TT-BTC, báo cáo tài chính năm của HTX được lập theo các mẫu biểu riêng, trong đó có báo cáo tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động và bản thuyết minh báo cáo tài chính. Các mẫu này nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền của HTX.
Điều này có nghĩa là HTX mới thành lập không nên chờ đến cuối năm mới tìm mẫu báo cáo. Ngay từ đầu, kế toán cần thiết lập hệ thống tài khoản, danh mục đối tượng theo dõi, cách lưu chứng từ và quy trình khóa sổ để cuối kỳ có thể xuất báo cáo đúng mẫu, đúng chỉ tiêu.
2.6. Thiết lập quy trình hóa đơn điện tử
Nếu HTX có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì cần chuẩn bị sớm quy trình hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hiện là khung pháp lý nền cho việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
Với HTX mới thành lập, việc nên làm là kiểm tra xem mình sẽ dùng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã, ai là người được phân quyền lập hóa đơn, cách lưu dữ liệu hóa đơn và quy trình xử lý hóa đơn sai sót. Nếu HTX dùng phần mềm kế toán và lập hóa đơn điện tử bài bản ngay từ đầu, khả năng sai sót sẽ thấp hơn rất nhiều.
2.7. Rà soát các hoạt động đặc thù của HTX để hạch toán riêng
Một số HTX có hoạt động đặc thù như tín dụng nội bộ, cho vay thành viên, nhận tiền gửi hoặc các hoạt động thu chi liên quan. Với trường hợp này, HTX phải tổ chức hạch toán riêng và mở sổ riêng cho các giao dịch đó.
Đây là lỗi rất dễ gặp ở HTX nông nghiệp hoặc HTX dịch vụ tổng hợp: vì nghĩ quy mô nhỏ nên gộp chung tất cả khoản thu chi vào một sổ. Cách làm này khiến việc kiểm soát dòng tiền và giải trình số dư về sau rất khó khăn.
>>> Xem thêm:
Phần mềm kế toán cho hợp tác xã trồng trọt
Các hợp tác xã hiện nay đang áp dụng chế độ kế toán nào?
Có thể thấy, việc hiểu rõ hợp tác xã mới thành lập cần làm gì về kế toán sẽ giúp đơn vị xây dựng nền tảng quản trị tài chính ngay từ đầu, hạn chế sai sót và giảm đáng kể rủi ro về thuế trong quá trình hoạt động.
Thay vì xử lý thủ công hoặc đợi đến khi phát sinh vấn đề mới xây dựng quy trình kế toán, hợp tác xã nên chủ động chuẩn hóa hồ sơ, sổ sách và ứng dụng công nghệ vào quản lý.
Để đơn giản hóa công tác kế toán, theo dõi doanh thu – chi phí, quản lý hóa đơn điện tử và lập báo cáo nhanh chóng, hợp tác xã nên sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp dành riêng cho Hợp tác xã ACMan HTX. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và phù hợp với đơn vị mới thành lập.
Mọi chi tiết về sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
