Doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì về kế toán là câu hỏi mà hầu như chủ doanh nghiệp nào cũng gặp trong giai đoạn đầu vận hành. Khi công ty vừa có giấy phép kinh doanh, hàng loạt việc phải xử lý cùng lúc: đăng ký thuế, chuẩn bị hóa đơn điện tử, thiết lập sổ sách, chọn chế độ kế toán, theo dõi chi phí phát sinh và nộp tờ khai đúng hạn. Nếu làm thiếu một bước, doanh nghiệp rất dễ bị lệch số liệu, xuất hóa đơn sai thời điểm hoặc bỏ sót nghĩa vụ thuế. Bài viết này của ACMan sẽ giúp các bạn có cái nhìn rõ ràng và tổng quát hơn về những điều doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị về kế toán.
1. Vì sao doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kế toán ngay từ đầu?
Kế toán là bộ phận ghi nhận toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Ngay cả khi doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu, nghĩa vụ kê khai thuế và quản lý sổ sách kế toán vẫn bắt buộc phải thực hiện.
Nhiều doanh nghiệp mới thành lập cho rằng chưa hoạt động thì chưa cần làm kế toán. Quan điểm này dẫn đến việc bỏ sót nghĩa vụ kê khai thuế định kỳ, đặc biệt là tờ khai thuế giá trị gia tăng hoặc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Khi cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vì không nộp tờ khai đúng hạn dù chưa phát sinh doanh thu. Ngoài ra, việc không mở sổ sách kế toán từ đầu khiến số liệu tài chính thiếu liên tục, gây khó khăn khi lập báo cáo tài chính cuối năm.
Việc xây dựng hệ thống kế toán ngay từ giai đoạn đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, chi phí đầu tư ban đầu và nguồn vốn hoạt động. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch tài chính khi làm việc với ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan quản lý nhà nước.
Nếu không thiết lập kế toán ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp thường phải xử lý tồn đọng hồ sơ trong nhiều tháng, gây áp lực lớn cho kế toán và làm tăng nguy cơ sai sót.
2. Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện những công việc kế toán nào
2.1. Thiết lập hồ sơ và đăng ký thuế ban đầu
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục thuế ban đầu theo quy định. Công việc quan trọng đầu tiên là đăng ký tài khoản thuế điện tử để thực hiện kê khai và nộp thuế trực tuyến.
Doanh nghiệp phải thực hiện khai lệ phí môn bài, đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là những bước bắt buộc nhằm đưa doanh nghiệp vào hệ thống quản lý thuế.
Song song với đó, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng và thông báo thông tin tài khoản với cơ quan thuế để phục vụ việc giao dịch và nộp thuế.
2.2. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và nhân sự kế toán
Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động. Việc thiết lập danh mục tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và quy trình lưu trữ chứng từ cần được thực hiện ngay từ tháng đầu tiên.
Doanh nghiệp có thể tuyển kế toán nội bộ hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài, nhưng vẫn phải bảo đảm người phụ trách kế toán có chuyên môn và chịu trách nhiệm về số liệu tài chính.
Ngoài ra, việc ban hành quy chế tài chính nội bộ, quy trình thanh toán và quản lý chứng từ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình vận hành sau này.
2.3. Đăng ký và kích hoạt hóa đơn điện tử
Một trong những việc cần làm sớm nhất là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cục Thuế hướng dẫn doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT; trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đăng ký, cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận qua phương thức điện tử.
Về thời điểm lập hóa đơn, quy định hiện hành của cơ quan thuế nêu rõ: với hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua; với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan. Đây là điểm doanh nghiệp mới cần nắm rất chắc để tránh xuất hóa đơn sai thời điểm.
3. Những lưu ý quan trọng khi tổ chức kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập
3.1. Thực hiện kê khai thuế đúng hạn dù chưa phát sinh doanh thu
Một trong những lỗi phổ biến của doanh nghiệp mới là không nộp tờ khai thuế khi chưa có hoạt động kinh doanh. Theo quy định, doanh nghiệp vẫn phải kê khai thuế định kỳ kể cả khi không phát sinh doanh thu hoặc chi phí.
Việc kê khai đúng hạn giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái hoạt động bình thường trên hệ thống quản lý thuế và tránh bị xử phạt hành chính.
Kế toán cần lập lịch kê khai thuế rõ ràng theo tháng hoặc quý để bảo đảm không bỏ sót nghĩa vụ thuế trong giai đoạn đầu hoạt động.
3.2. Chủ động rà soát sổ sách trước khi kết thúc năm tài chính đầu tiên
Năm hoạt động đầu tiên có ý nghĩa quan trọng đối với hệ thống kế toán doanh nghiệp. Trước khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ chứng từ, số dư tài khoản và tình trạng công nợ.
Việc kiểm tra sớm giúp phát hiện sai sót trước khi nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị điều chỉnh số liệu hoặc truy thu thuế trong các năm tiếp theo.
Hiểu rõ doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về kế toán giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng tài chính vững chắc ngay từ đầu. Một hệ thống kế toán được tổ chức bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn hỗ trợ quản lý dòng tiền và hoạch định chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Việc đầu tư đúng cho công tác kế toán ngay từ khi thành lập sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro về thuế, giảm áp lực vận hành và tạo tiền đề phát triển ổn định trong những năm tiếp theo.
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập
Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất
4. Doanh nghiệp mới thành lập nên tự làm hay thuê dịch vụ kế toán?
Với doanh nghiệp mới, tự làm kế toán có thể tiết kiệm chi phí trước mắt, nhưng đổi lại là áp lực học quy định, theo dõi hạn nộp, xử lý hóa đơn và hạch toán đúng ngay từ đầu. Khi doanh nghiệp chưa có bộ máy kế toán hoàn chỉnh, thuê dịch vụ kế toán hoặc sử dụng phần mềm kế toán thường là lựa chọn an toàn hơn vì giúp giảm lỗi và tiết kiệm thời gian.
Nếu doanh nghiệp có nhiều chứng từ, nhiều hóa đơn hoặc nhiều khoản chi phí cần phân bổ, dùng công cụ chuyên nghiệp sẽ đặc biệt hiệu quả. Đây cũng là lý do nhiều đơn vị lựa chọn phần mềm kế toán để kiểm soát công nợ, dòng tiền và báo cáo một cách tập trung hơn.
Dó đó, nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và có một hệ thống quản lý kế toán rõ ràng hơn cho đơn vị của mình, hãy sử dụng phần mềm kế toán ACMan cho đơn vị của mình ngay từ giai đoạn khởi đầu. Đây là cách thực tế để doanh nghiệp mới thành lập vận hành gọn hơn, minh bạch hơn và dễ tăng trưởng hơn.
Để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
