Ghi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là lỗi mà bất kỳ kế toán nào cũng có thể gặp phải, nhất là khi xuất hóa đơn với số lượng lớn hoặc nhiều mặt hàng tương tự nhau. Từ ngày 01/07/2026, quy trình xử lý sai sót này đã đã được thực hiện theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Bài viết này của ACMan sẽ hướng dẫn các bạn cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP mới nhất.
1. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định nội dung sai và căn cứ quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót để lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn phù hợp. Không phải mọi trường hợp sai tên hàng hóa đều mặc nhiên phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Theo quy định hiện hành từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tùy trường hợp cụ thể, người bán thực hiện thông báo cho người mua và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
2. Cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa theo quy định mới nhất
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, trừ các trường hợp được quy định riêng.
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa
Khi hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh nội dung sai trên hóa đơn đã lập.
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Trường hợp điều chỉnh các nội dung về giá trị, số tiền điều chỉnh tăng phải ghi số dương, điều chỉnh giảm phải ghi số âm theo đúng thực tế điều chỉnh.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn sai tên hàng hóa
Thay vì lập hóa đơn điều chỉnh, người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Như vậy, đối với hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, pháp luật hiện hành không bắt buộc phải căn cứ vào mức độ sai sót để xác định điều chỉnh hay thay thế. Người bán được lựa chọn một trong hai hình thức theo quy định.
Lưu ý khi xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng
Trường hợp trong cùng tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai và đính kèm bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.
3. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa
Khi phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa, người bán thực hiện xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử có sai sót. Với trường hợp sai tên hàng hóa thuộc diện phải lập hóa đơn mới, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định hiện hành.
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:
– Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
– Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Văn bản thỏa thuận được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Một số trường hợp được pháp luật quy định không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, như trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu, chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch hoặc mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Người bán lựa chọn một trong hai hình thức:
– Hóa đơn điều chỉnh: phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
– Hóa đơn thay thế: phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Đối với sai tên hàng hóa, pháp luật không quy định phải căn cứ vào mức độ sai sót để bắt buộc lựa chọn điều chỉnh hay thay thế.
Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mới
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới theo quy định trước khi gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã đối với trường hợp sử dụng hóa đơn có mã.
Bước 4: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế hoặc người mua
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: người bán gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: người bán gửi hóa đơn mới cho người mua theo phương thức đã thỏa thuận.
Bước 5: Gửi và lưu trữ hóa đơn cùng hồ sơ liên quan
Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua, đồng thời lưu giữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận hoặc thông báo liên quan và các hồ sơ chứng minh giao dịch theo quy định.
Thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế; đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định của pháp luật về kế toán.
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Những điểm mới trong xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo Nghị định 291/2026/NĐ-CP
Như vậy, việc nắm đúng cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP giúp doanh nghiệp xử lý nhanh sai sót mà không làm xáo trộn số liệu kế toán và kê khai thuế.
Và để hạn chế sai tên hàng, sai mã hàng và các lỗi hóa đơn ngay từ khâu lập chứng từ, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán ACMan để quản lý danh mục hàng hóa, chứng từ và dữ liệu kế toán tập trung.
Liên hệ ngay với ACMan để được tư vấn miễn phí, nhận báo giá dịch vụ kế toán hoặc trải nghiệm giải pháp quản lý hóa đơn – kế toán phù hợp với doanh nghiệp.
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
