Trên thực tế, có rất nhiều khách hàng không phải là tổ chức, cơ sở kinh doanh nên không có nhu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp các thông tin để xuất hóa đơn. Vậy khách hàng không lấy hóa đơn xử lý như thế nào? Các trường hợp này, phía doanh nghiệp bên bán cần xử lý như thế nào đối với nghiệp vụ xuất hóa đơn để đảm bảo hợp lệ, hợp pháp theo quy định?
1. Trường hợp 1: Khách lẻ không lấy hóa đơn với đơn hàng trên 200.000
Căn cứ Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm b, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC:
“Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.”
Như vậy, với các lần giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên thì kể cả khách hàng không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn. Trên hóa đơn sẽ ghi rõ “Người bán không lấy hóa đơn” hoặc “Người bán không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
2. Trường hợp 2: Khách lẻ mua dưới 200.000 đồng không lấy hóa đơn
Theo Điều 16, Thông tư 153/2010/TT-BTC, trường hợp khách hàng mua lẻ dưới 200.000 đồng và khách hàng không lấy hóa đơn xử lý như sau:
– Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
– Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.7 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
– Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày cho những khách hàng không lấy hóa đơn thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.”
Như vậy, đối với trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ dưới 200.000, khách hàng không lấy hóa đơn kế toán không phải lập hóa đơn theo từng lần phát sinh mà phải lập bảng kê hàng hóa, dịch vụ. Cuối ngày, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng của hóa đơn bán hàng. Hoặc trường hợp khách yêu cầu lập hóa đơn từng lần thì vẫn phải lập hóa đơn.
>>> Xem thêm:
Hóa đơn điện tử tích hợp phần mềm kế toán theo Thông tư 88 cho hộ kinh doanh
3. Cách viết hóa đơn và kê khai hóa đơn trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn
Như thông tin đã nêu ở trên, trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì doanh nghiệp vẫn xuất hóa đơn như các trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thông thường. Tiêu thức “Địa chỉ người mua hàng” sẽ ghi là “Người mua không lấy hóa đơn”. Hoặc mua “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
Lưu ý: Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán không xuất hóa đơn thì doanh nghiệp có thể bị phạt với mức phạt từ 4 triệu đồng – 8 triệu đồng (Theo Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC ban hành ngày 17/1/2014).
Trên đây là hướng dẫn cách xử lý khách hàng không lấy hóa đơn, khi khách lẻ không lấy hóa đơn. Theo quy định, kể cả khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán vẫn cần xuất hóa đơn như các trường hợp thông thường nếu giá trị hàng hóa, dịch vụ trên 200.000 đồng.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần trang bị cho mình một phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp và uy tín để giảm tối đa các sai sót có thể xảy ra khi xuất hóa đơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice hiện đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Đây là đơn vị cung cấp có nên tảng tài chính, kế toán lâu đời nhiều kinh nghiệm triển khai và được nhiều doanh nghiệp tin dùng bởi chất lượng dịch vụ hỗ trợ từ đơn vị.
Hiện nay, ACMan đang phát triển thêm nhiều tính năng xử lý hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp nhận hóa đơn điện tử qua phần mềm và tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invocie, xin quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ACMan
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
