Nhiều doanh nghiệp (DN) đã ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán vào công ty của mình nhưng không phải phần mềm nào có thể sử dụng được mãi, mà phần mềm ấy phải phù hợp với thị trường cũng như nhu cầu, sự phát triển của từng giai đoạn. Ví như một phần mềm truyền thống sẽ không còn phù hợp trong thời đại hiện nay. Vậy thời điểm nào để doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán đám mây thay thế phần mềm kế toán truyền thống?
Dưới đây là 6 thời điểm doanh nghiệp nên chuyển từ phần mềm kế toán truyền thống sang phần mềm kế toán đám mây.
1. Giám sát, quản lý hàng hóa ở nhiều địa điểm
Việc kinh doanh sẽ trở nên phức tạp hơn khi bổ sung thêm các kênh phân phối mới. Ví dụ, các công ty bán lẻ có thể thêm một cửa hàng trực tuyến và cả hai đều có thể sử dụng một nhà kho từ nhiều địa điểm khác nhau.
Nhiều chương trình kế toán chỉ có thể quản lý hàng hóa của một nơi duy nhất. Và, một doanh nghiệp thường theo dõi tổng số hàng hóa trong chương trình kế toán và sử dụng nhiều bảng tính để theo dõi hàng hóa ở nhiều nơi.
Khi doanh nghiệp nhận được các thông tin cần thiết thì tất cả có lẽ đã quá muộn. Hàng hóa có thể tăng giảm nhanh chóng và không thể lập kế hoạch cung cầu.
Tình hình trở nên xấu đi khi một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài. Khi đó chương trình cần phải xử lý nhiều đơn vị tiền tệ – nhưng thông thường các phần mềm kế toán chỉ xử lý trong một đơn vị tiền tệ hoặc không có chức năng chuyển đổi tiền tệ tự động.
Dự trữ hàng lưu trữ gắn liền với vốn lưu động. Hàng lưu trữ quá lâu sẽ bị thải bỏ. Việc không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng sẽ gây ra sự bất lợi cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
2. Sử dụng các phương pháp/quy trình thu phí nâng cao
Doanh nghiệp có lượng hàng lưu trữ lớn thường cần phương pháp quản lý kế toán phức tạp. Tuy nhiên, ngay cả một doanh nghiệp nhỏ cũng có thể sử dụng kết hợp ba phương pháp tính phí, bao gồm: kế toán hàng hóa FIFO (vào trước ra trước, thường dùng cho các hàng hóa dễ hỏng); chi phí theo lô (ví dụ: chế biến thực phẩm); và trung bình trọng số – theo dõi chi phí sản xuất trung bình của một sản phẩm.
Một lần nữa, doanh nghiệp chuyển sang dùng bảng tính để bổ sung quản lý kế toán.
3. Sản xuất sản phẩm độc quyền của mình
Ngay cả việc sản xuất đơn giản cũng là cả một thách thức vì không có phần mềm nào quản lý quy trình đó. Có rất nhiều chi phí – như hao phí nguyên liệu vào, hao phí lao động, được tính thêm vào giá thành sản phẩm. Ngoài ra, việc quản lý sản lượng và sản phẩm hỏng, các nhiệm vụ rườm rà dễ bị lỗi do phải làm bằng tay cũng rất khó khăn.
Sản xuất là việc mà phải theo dõi thường xuyên sự lưu thông của hàng lưu trữ của một nhà kho. Nếu không thì khó có thể lên kế hoạch tiếp theo và tích trữ hàng hóa.
4. Chuyển đổi giữa quá nhiều hệ thống
Thông thường, khi doanh nghiệp đạt đến ngưỡng giới hạn của phần mềm kế toán, họ thường giải quyết bằng cách bổ sung các phần mềm hỗ trợ hoặc các bảng tính. Một ví dụ phổ biến là bổ sung một hệ thống quản lý hàng lưu trữ như gói phần mềm MYOB.
Tuy nhiên, việc tích hợp hệ thống trên máy tính có thể là một thử thách lớn. Một doanh nghiệp có thể gặp phải việc lẫn lộn giữa hàng đống thông tin đáng ra phải được phân loại riêng lúc cập nhật. Các hệ thống khác nhau có các nguồn dữ liệu khác nhau có thể làm phức tạp hóa sự việc và làm chậm quá trình ra quyết định.
Có thể cập nhật và đối chiếu thông tin tin giữa các hệ thống một cách thủ công, nhưng không có hiệu quả cao trong một môi trường kinh doanh cạnh tranh.
5. Không nắm chắc lượng hàng lưu trữ sẵn có
Đây là tình trạng thường gặp khi làm việc không rõ ràng. Chỉ có kế toán viên của công ty có lẽ mới nắm rõ được số lượng hàng lưu trữ vì họ là người chịu trách nhiệm cho việc cập nhật nhiều chương trình. Việc công khai master spreadsheet không diễn ra thường xuyên, hay việc cập nhật master spreadsheet chỉ được thực hiện một lần một ngày hay thậm chí một lần một tháng.
Việc lập kế hoạch kiểm kê hàng lưu trữ một cách hiệu quả yêu cầu nắm rõ thông tin về tất cả các đơn đặt – trả hàng. Ví dụ, bạn cần phải biết khi có sự tăng doanh thu của một sản phẩm cụ thể để có thể dự trữ thêm mặt hàng đó. Tương tự, đội ngũ bán hàng của bạn không thể hẹn ngày giao hàng với khách nếu không biết chắc được mặt hàng đó có còn hay không. Thay vì có thể giao dịch ngay thì họ sẽ cần “xác nhận với quản lý” trước khi thỏa thuận điều gì.
Các công ty quản lý hàng lưu trữ và đơn đặt của khách hàng qua sử dụng chuỗi cung ứng của đối tác cũng cần nắm rõ lượng hàng có sẵn thông qua chuỗi đó.
6. Nhận được báo cáo như những gì bạn muốn
Giá trị hàng lưu trữ có thể đóng một vai trò đáng kể trong kê khai tài chính của doanh nghiệp, và số liệu sổ sách phải khớp với số lượng thực tế trong kho.
Nếu hệ thống quản lý hàng lưu trữ không được tích hợp với bảng sao kê kế toán hoặc được chỉnh sửa thủ công, có thể phát sinh thêm nhiều lỗi gây ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của công ty.
Điều này có thể gây ảnh hưởng xấu trong suốt quá trình kinh doanh. Trong việc bảo hiểm, xác định giá trị hàng lưu trữ rất quan trọng trong việc bảo hiểm, số tiền mặt hiện có và biết mức nợ của công ty.
Hiện nay, phần mềm kế toán ACMan 9.1 được sử dụng công nghệ tiên tiến trên nền điện toán đám mây dữ liệu Online, tuân thủ theo đúng quy định luật kế toán số 88/2015/QH13, thông tư số 200/2014/TT-BTC, thông tư số 133/2016/TT-BTC và thông tư số 103/2005/TT-BTC về tiêu chuẩn phần mềm kế toán. Không chỉ được lập trình trên giải pháp tổng thể, phần mềm kế toán ACMan 9.1 còn sử dụng đa ngôn ngữ (Tiếng Việt, Tiếng Anh, Ngôn ngữ thứ 3 tùy biến được dịch theo nhu cầu quản trị), tích hợp hóa đơn điện tử ACMan, tích hợp phần mềm quản lý nhân sự và các gói phần mềm khác nền tảng cho giải pháp ERP Quản trị doanh nghiệp và luôn luôn được cập nhật online khi có sự thay đổi của chế độ.
Phần mềm kế toán ACMan
Bên cạnh việc cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp, ACMan còn là đơn vị tổ chức đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Các lớp đào tạo kế toán ACMan mở ra bao gồm: khóa học nghề kế toán chuyên nghiệp ACMan, khóa đào tạo kế toán máy, đào tạo phòng kế toán ảo… Tại đây, học viên không chỉ được cung cấp phần mềm kế toán ACMan mà còn được trang bị những kiến thức về kế toán từ cơ bản đến nâng cao chuyên môn, chuyên nghiệp, giúp các bạn nâng cao kiến thức, nghiệp vụ để có được công việc phù hợp hoặc tăng thu nhập và có cơ hội thăng tiến cao hơn trong công việc.
Mọi thông tin chi tiết về khóa đào tạo kế toán và các dịch vụ của Công ty ACman khách hàng tham khảo tại địa chỉ:
Công ty Cổ Phần phát triển Công nghệ ACMAN
Hotline: 1900 63 66 85 – 024 6674 3957
Email: info@acman.vn
Website: acman.vn
