Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy của người mua hàng

Nếu bạn thích bài viết, vote ngay post

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp người mua nhận được hóa đơn từ người bán qua Email hay tin nhắn nhưng lại có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Liệu việc chuyển đổi này của người mua có hợp pháp? Và nếu hợp pháp thì người mua cần thao tác những gì để chuyển đổi hóa đơn điện tử? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này.

1. Quy định pháp luật về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy của người mua hàngNgười bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Bên cạnh đó, tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau:

“1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

Như vậy, nếu hóa đơn điện tử hợp pháp, người mua hoàn toàn có thể chuyển đổi thành chứng từ giấy để phục vụ lưu trữ nội bộ.

>>> Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi phát hành hóa đơn điện tử

2. Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

a. Lưu ý những thay đổi về ký hiệu hóa đơn

Theo đúng quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, thì ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn là hai tiêu thức nội dung hoàn toàn khác nhau. Theo đó, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ là các ký tự có 01 chữ số tự nhiên từ 1-4, mỗi chữ số sẽ thể hiện, phản ánh một loại hóa đơn khác nhau:

– Số 1: Thể hiện loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

– Số 2: Thể hiện loại Hóa đơn bán hàng.

– Số 3: Thể hiện loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

– Số 4: Thể hiện các loại hóa đơn khác.

Còn ký hiệu hóa đơn điện tử sẽ là một nhóm gồm 06 ký tự, phản ánh thông tin của hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn hay loại HĐĐT được sử dụng.

Các kế toán doanh nghiệp cần để ý để tránh nhầm lẫn. Cũng như để đánh giá xem hóa đơn mình nhận có phải là hóa đơn giả hay không. Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice đã được tích hợp tính năng sàng lọc và cảnh báo hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, cho phép các bạn kế toán chủ động kiểm tra được độ tin cậy của hóa đơn.

b. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử phải trùng nhau

Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy của người mua hàng - ảnh 2Nhiều người dùng vẫn thường thắc mắc: ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau có được không? Câu trả lời chắc chắn là không. Bởi, tại Điểm e, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã khẳng định rằng ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Như vậy, HĐĐT chỉ hợp pháp, hợp lệ chỉ khi ngày lập và ngày ký hóa đơn phải trùng khớp với nhau. Khi các bạn nhận được Email của đối tác thì cần kiểm tra lại để chắc chắn hóa đơn mình nhận là hợp pháp và đúng luật, rồi sau đó mới chuyển đổi sang chứng từ giấy để lưu trữ.

Hi vọng những thông tin và hướng dẫn trên sẽ giúp cho việc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử của bên bán và bên mua được tiện lợi và nhanh chóng. Mọi chi tiết và thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử và hướng dẫn sử dụng thử miễn phí phần mềm AC-Invoice xin quý khách hàng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Website: acman.vn

Điện thoại: 1900 63 66 85

Hotline: 0966 04 34 34

Email: sales@acman.vn

Bình luận

Xem thêm

Contact Me on Zalo