|
Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạo được khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin.
Các nghiệp vụ này có mối liên hệ chặt chẽ, phụ thuộc và kết hợp với nhau trong quá trình vận hành của doanh nghiệp và nó đòi hỏi sự thống nhất, chính xác về dữ liệu, xử lý, báo cáo,… Khi quy mô và phạm vi của doanh nghiệp còn nhỏ thì việc quản lý doanh nghiệp một cách thủ công hoặc phân tán còn có thể thực hiện được. Nhưng khi quy mô của doanh nghiệp phát triển, phạm vi hoạt động lớn trên nhiều khu vực khác nhau, lĩnh vực sản xuất kinh doanh gia tăng thì việc quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn, sai sót và chậm trễ nếu như doanh nghiệp không áp dụng một hệ thống quản trị tổng thể, khoa học và nhất quán với sự hỗ trợ của CNTT. ERP chính là giải pháp mà các doanh nghiệp cần có để áp dụng vào việc quản trị. Đầu tư cho ERP là một hạng mục đầu tư quan trọng trong danh mục đầu tư về CNTT của doanh nghiệp. Tuy nhiên có một số doanh nghiệp mới chỉ coi việc đầu tư cho ERP là để đánh bóng thương hiệu và thu hút đầu tư hơn là phục vụ quản trị doanh nghiệp. Các nhà cung cấp giải pháp ERP cung cấp ERP dưới dạng các phân hệ dưới một giao diện thống nhất nhằm giúp khách hàng của họ tiếp cận và triển khai ERP một cách dần dần từng bước. Tuy nhiên dù tiếp cận và triển khai bằng cách nào đi nữa thì một điều chắc chắn rằng việc thực hiện ERP sẽ làm thay đổi cách thức hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp, thay đổi chu trình công việc, các quy trình, thói quen làm việc của nhân viên. ERP làm thay đổi quy trình hoạt động của doanh nghiệp một cách triệt để và yêu cầu sự tuân thủ theo các quy trình đã định nghĩa. Vậy Khi nào cần đầu tư ERP? Bản chất hệ thống ERP không phải là cái gì quá khổng lồ và phức tạp. Ngay trong những hệ thống hàng ngày của các DN, nếu luồng thông tin và quy trình tác nghiệp được thưc hiện xuyên suốt trên hệ thống máy tính thì đã có thể coi là một ERP rồi. Trên thực tế, khi việc tăng trưởng diễn ra quá nhanh, hoặc khi lãnh đạo DN bắt đầu lúng túng trong việc kiểm soát vì lượng thông tin cần xử lý quá nhiều thì họ bắt đầu tìm đến các hệ hỗ trợ như các phần mềm (PM) ERP. Tuy nhiên, do vấn đề chi phí nên thường các DN vừa và lớn mới nghĩ đến việc trang bị một hệ thống ERP. Chứ chưa xác định rõ được doanh nghiệp mình đang ở phạm vi nào: • DN bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo đơn vị. Các sai sót thường bắt đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất… các khách hàng trung thành bắt đầu kêu nhiều hơn. • DN đang phát triển tốt, lợi nhuận cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác. • DN xuất khẩu hoặc muốn mở thị trường ra nước ngoài cũng như kết hợp với các đối tác quốc tế để hợp tác kinh doanh. Các khách hàng và đối tác đòi hỏi DN có mô hình quản lý tương thích theo thông lệ thế giới. • DN đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang trong quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý. Nếu DN thuộc các tình trạng trên thì việc đầu tư ERP có thể sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp DN thoát khỏi các trạng thái khó khăn hiện tại để đạt được mục tiêu chiến lược của mình. Chọn “chiếc áo” ERP vừa vặn Việc đầu tư hiện nay của DN thường dừng lại theo mô hình hiện tại của DN nhiều hơn các định hướng lâu dài. Việc đầu tư ERP không thể một sớm một chiều nên không thể nói đầu tư ERP sẽ kết thúc khi DN bắt đầu tự vận hành hệ thống. Ví dụ một DN về sản xuất và kinh doanh hàng tiêu dùng, trong 3-4 năm đầu họ cần tăng trưởng nên mục tiêu chính sẽ giải quyết các khâu liên quan tới bán hàng và tài chính với phương châm “có hàng đúng hạn và bán giành thị phần”. Như vậy, các phân hệ về quản lý tài chính, quản lý kho và quản lý bán hàng sẽ được áp dụng. Sau 4 năm, họ sẽ tiếp tục quan tâm tới “phân tích và giảm thiểu tổn thất, chi phí, giảm giá thành …” nên các phân hệ quản lý sản xuất, phân tích tài chính, nhân sự, lương sẽ được đưa vào. Đồng thời, khi yếu tố công nghệ đã được xác lập là một yếu tố cạnh tranh thì việc kết nối hệ ERP với các dây chuyền sẽ được đặt ra như việc kết nối với ngân hàng, với dây chuyền các nhà cung ứng, các đại lý bán hàng… Cuối cùng, để “chiếc áo” ERP không “quá chật” hay “quá rộng”, vấn đề quan trọng là DN cần xác định được chiến lược phát triển của mình trong 5 năm, 10 năm nữa là thế nào, chứ không phải căn cứ trên mô hình hiện tại.
Nên đầu tư bao nhiêu cho ERP? Khi có ý định trang bị hệ thống ERP, DN cần phải chuẩn bị nguồn ngân sách cho mình. Các DN đừng ngần ngại về giải pháp ERP ngoại hay ERP nội mà nên quan tâm đến chi phí tổng sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO), chủ yếu bao gồm các khoản mục: • Chi phí bản quyền • Chi phí triển khai và chuyển giao hệ thống • Chi phí bảo hành và bảo trì hệ thống • Chi phí cho phần cứng và hạ tầng truyền thông • Chi phí nội bộ DN (các khoản phát sinh do thay đổi cấu trúc, tiền lương, tiền thưởng nhân viên, tiền làm thêm giờ …) • Chi phí mở rộng và kết nối trong tương lai Có một cách nhìn khác là việc đầu tư trên doanh thu. Với các DN khỏe mạnh và đang muốn mở rộng sản xuất kinh doanh hoặc hợp tác quốc tế thì tỷ lệ đầu tư trong năm đầu cho hệ thống CNTT thường chiếm khoảng 3% tổng doanh thu, trong đó 1,5-2% cho ERP. Từ năm 2 trở đi, chi phí vận hành chiếm khoảng 1% và khoảng 0,5% cho phát triển thêm. Sau khi thực hiện hệ thống ERP sẽ mang lại các lợi thế rất lớn cho doanh nghiệp do tất cả hệ thống được kết nối với nhau, các bộ phận phòng ban dễ dàng hơn trong việc chia sẻ thông tin. Các chu trình làm việc giữa các bộ phận phòng ban trở nên tự động hơn do đó khách hàng được phục vụ tốt hơn do phần mềm tương tác khách hàng có thể truy nhập vào các thông tin tương ứng với quy trình liên quan. Có thể ví dụ như nhân viên kinh doanh có thể đăng nhập vào hệ thống để xem hiện trạng đơn đặt hàng của khách hàng đã được xử lý đến khâu nào. Tất nhiên lợi ích cũng đi kèm với việc doanh nghiệp phải đầu tư chi phí để đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm một cách thành thạo, học các quy trình nghiệp vụ mới một cách thuần thục. Phương Thị Thanh Dung
Tư Vấn ACMAN |
